Hakapetk MENA's Premier Training Material provider
إدارة الوقت و 6 خطوات إدارة الوقت
الوقت
الوقت مورد مهم في الحياة الشخصية والاجتماعية، ويمكن تحقيق الأهداف المرجوة من خلال الإدارة الفعالة، لاحظ أن كلمة (الوقت) هي مصدر الفعل (الوقت)، وصيغة الجمع (الوقت)، والتي يعني: مقدار الوقت المقدر لشيء ما. يقال: مازال عنده وقت أي وقت عادة، يمكن تعريفه على أنه: مفهوم يتعلق بالوقت والإجراءات التي يمكن القيام بها خلال ذلك الوقت، والتي تشكل المادة الأساسية للحياة ومتاحة للجميع.
تعريف إدارة الوقت
تشكل الإدارة والوقت معًا كلًا ؛ لأن الوقت هو وسيلة الإدارة ؛ من أجل القيام بعملها وتحقيق أهدافها بطريقة منظمة وفعالة، ومنذ تحديد الوقت، من الضروري معالجة تعريف إدارة الوقت، كما تم تعريفه بالطريقة، لكنهم جميعًا متفقون أنت مهتم بإنجاز العمل بكفاءة مع ضمان تكلفة أقل ووسائل أفضل ؛ لتحقيق الأهداف المرجوة، يتم تحديد هذه على النحو التالي:
- ويعرّفها (العجمي) على أنها: إدارة الأنشطة والعمل المنجز في الوقت المناسب، مما يعني الاستفادة المثلى من الوقت والقدرة المتاحة، وبما يحقق أهدافًا مهمة. تتضمن إدارة الوقت معرفة كيفية قضاء الوقت في الوقت الحاضر والتحليل والتخطيط ؛ من أجل الاستخدام الفعال في المستقبل.
- (Hale) يعرّفها على أنها: توجيه الكفاءات الشخصية للفرد وإعادة تعريفها ؛ أداء العمل المطلوب وفقًا للقواعد واللوائح الحالية، مما يعني توجيه الإدارة الداخلية للفرد إلى الأداء المطلوب خلال فترة زمنية محددة.
- يعرفه (صلاح عباس) بأنه: دراسة الحركة والوقت التي يمكن أن تحدد الوقت اللازم ؛ الجزء الذي يتم فيه إجراء عملية واحدة دون إضاعة الوقت مما يسمح بوقت آخر ؛ إكمال الجزء أو العملية اللاحقة والتكميلية، يضمن اكتمال العمل في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
مع التعريفات السابقة، يمكن تعريف إدارة الوقت على أنها: الاستخدام الأمثل للوقت والقدرات الشخصية ؛ ضمان التوازن بين الحياة الشخصية ومتطلبات العمل والاحتياجات الجسدية والعقلية والروحية الأساسية بهدف تحقيق الأهداف المرجوة.
أهمية إدارة الوقت
تنعكس أهمية إدارة الوقت في جوانب عديدة، من أهمها ما يلي:
- يعتبر من المداخل الهامة والفعالة لنجاح النظام وتطويره وتحقيقه بشكل فعال.
- يعتبر عنصرًا مهمًا وضروريًا لأنه مرتبط بجميع عناصر الإدارة مثل صنع القرار والرقابة والتخطيط وما إلى ذلك.
- يحقق الإنجاز من خلال الاستمتاع والرضا والكفاءة حيث يوفر بعدًا تنمويًا للعاملين والوظائف.
- يساعد على تحديد مواقف المديرين تجاه العمل، والقيم التي يتبنونها، والأساليب التي يستخدمونها في إدارتهم.
- يؤثر على كيفية استخدام الموارد الأخرى ؛ حيث أن الوقت عامل يؤثر على حيوية وأهمية الإدارة.
مفاتيح إدارة الوقت
فيما يلي أهم المفاتيح الأساسية للإدارة الفعالة والناجحة للوقت:
- تحليل الوقت: هذا أساس مهم لتحليل الوقت بنجاح من خلال تسجيل الأنشطة اليومية لمدة أسبوع على الأقل.
- التخطيط: التركيز على التخطيط طويل الأجل والتخطيط اليومي، بما يتماشى مع الأهداف والأحداث، لتحقيق الاستخدام الفعال للوقت.
- الأهداف والأولويات: حيث أن الجهود ؛ يكون تحقيق الأهداف المخططة أكثر فعالية من تلك التي قد تؤدي إلى السعي العرضي للأهداف.
- التوقع: إنه أكثر فعالية من إجراء علاجي.
- الكفاءة: هذا يعني فعل الشيء الصحيح بالطريقة الصحيحة، حيث يتم بذل أي جهد في وقت غير مناسب ؛ القيام بمهام غير مناسبة ونتائج غير مخطط لها سيكون جهدًا غير فعال.
- البدائل: تشير ضمنًا إلى ضرورة إيجاد حلول بديلة، تمكّن الأفراد من اختيار الحلول الفعالة.
- الموعد النهائي: حتى يمكن ممارسة الانضباط الذاتي ؛ التزم به، مما يساعد في التغلب على التردد والتسويف والارتباك.
- مقدمة: تساعد على تحسين الفهم والوضوح.
- قلل من الإجراءات الروتينية وتجنب التفاصيل: ركز على الأهداف العامة للمؤسسة وقم بتقييد المهام الروتينية أو تفويضها أو دمجها.
خطوات إدارة الوقت بشكل فعّال
تتكون الإدارة الناجحة للوقت من عدة خطوات أبرزها:
- مراجعة الخطط والأهداف والأولويات ؛ هذا لأن إدارة الوقت ستكون مستحيلة إذا لم يكن لدى المرء خطة سليمة وأهداف واضحة وأولويات منظمة.
- ضع خطة زمنية لأن ذلك سيحقق الهدف على المدى القصير.
- حدد قائمة بالإنجازات اليومية واجعلها جزءًا من الحياة الخاصة للفرد لضمان توفير فترات راحة خاصة بدلاً من المبالغة في موقع العديد من المهام في القائمة.
- إغلاق أبواب الهروب من المهام والمسؤوليات التي لا ينبغي تجنبها، مثل التسويف والكسل والتردد وما إلى ذلك، يعيق العملية الناجحة ويسبب مشاعر مثل خيبة الأمل والقلق والألم وما إلى ذلك.
- الاستخدام الأمثل للوقت الهامشي، وهو الوقت الضائع بين المهام والواجبات، مثل السفر، واستخدام السيارة، ووقت الانتظار، وما إلى ذلك، وبالتالي يجب استخدامه بأفضل طريقة ممكنة، مثل: قراءة القرآن الكريم، والاسترخاء، التأمل، اقرأ بانتظام. بشكل عام، فكر في، واشياء اخرى.
- تجاهل ما هو عاجل وغير ضروري ؛ لأنه يهدر وقت الفرد ويسلبه فعاليته، مما يقلل من قدرته على التنظيم الذاتي ؛ لهذا وبعد تحديد الأولويات والأهداف، يجب تطبيق عدة معايير ومهام الممارسة، وهي: الصلاحية والضرورة والملاءمة.
