إعداد التقارير وأهميتها

التقارير (بالإنجليزية: Report) تعرف بأنها طريقة للكتابة تقدم تفاصيل كاملة عن موضوع بطريقة غير منحازة عن طريق ربط الحقائق المادية وتلخيص النتائج المتعلقة بها، ويعتمد التقرير على هل هناك الهيكل العام للموضوع الرئيسي وفروعه بالإضافة إلى الملخص ملخصي لمحتوى التقرير، قبل إعداد أي تقرير، من الضروري أولاً تحديد الأهداف الرئيسية للتقرير، والفئات المستهدفة التي سيتم إعداد التقرير من أجلها، من أجل الاستفادة منها.

أنواع التقارير:

هناك عدة أنواع من التقارير، بعضها حسب الهيكل، وبعضها حسب الموضوعات البحثية، ومنها ما يلي: فيها: تقارير متعلقة بالمبيعات، وتقارير المتعلقة بالتسويق الإلكتروني.

 التقرير الطويل: 

هذا تقرير رسمي مفصل، أكثر من عشر صفحات. ومن الأمثلة على ذلك: تقرير يصف اتجاهات الصناعة.

التقرير القصير:

هو تقرير قصير من أقل من عشر صفحات، مكتوب بشكل غير رسمي، للإعلان عن التغييرات على المستوى الداخلي. ومن الأمثلة على هذا النوع: تقارير لإخطار الموظفين بالاجتماعات الطارئة.

التقرير الإعلامي: 

إنه تقرير مكتوب بتنسيق معين لإبلاغ قسم آخر أو شركة أخرى بمعلومات معينة مهمة لكلا الطرفين. على سبيل المثال: قم بإعداد تقرير لتقديمه إلى مديري الأقسام المختلفة للشركة حول اجتماعهم مع رئيس الشركة.

التقرير التحليلي: 

ويستند التقرير إلى البيانات المادية والإحصائية الموجودة، وهو مصمم لتقييم وتتبع الأداء والنتائج الفعلية داخل الوكالة بدقة. تتضمن هذه التقارير: الإبلاغ عن العناصر التي تحدد أرباح التجارة الإلكترونية.

التقرير الرسمي: 

إنه تقرير مفصل مكتوب لمناقشة مشكلة واتخاذ الإجراءات اللازمة لإيجاد حل مناسب. تعتبر التقارير الإعلامية والتحليلية جزءًا من التقارير الرسمية، وبشكل عام فإن أهم الأمثلة على التقارير الرسمية هي: تقارير السلامة العامة والتقارير السنوية.

 التقرير غير الرسمي:

إنه تقرير قصير قد يحتاج أحيانًا إلى إطالته لغرض ما، فهو وسيلة للتواصل الداخلي بين الأفراد في المنظمة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والوثائق التي يتم تداولها بين الأفراد في مكان العمل.

 تقرير عرض المقترحات:

هذا النوع مليء بالأفكار والحلول للمشاكل التي تواجهها المنظمات، ولا يوجد هيكل محدد لهذا النوع. الهدف هو الحصول على أكبر حل ممكن، وعلى أي حال فمن الأفضل تضمين ما هو أكثر أهمية فيه، بما في ذلك: تقرير يقترح حلاً لإضفاء الشرعية على الإنفاق المفرط داخل الوكالة.

 التقرير الداخلي:

تقارير للعديد من الأشخاص العاملين داخل مؤسسة، احرص على عدم إرسال هذه التقارير إلى أي شخص يعمل خارج المنظمة، وغالبًا ما يتم تصميمها لجمع المعلومات وتقديمها لهم لتحسين أدائهم ودعمهم على سبيل المثال: النفقات والمبيعات التقارير.

خطوات كتابة التقرير:

• يتم تحديد الأهداف من خلال الإعداد والتخطيط الدقيقين، ويجب إعطاء هذه الخطوة الوقت الكافي للتأكد من أن محتوى التقرير مناسب لمن هم على دراية به.
• قد تدعم المنظمات المعلومات المبلغ عنها وتصنفها تحت عناوين مناسبة في مخطط تنظيمي واضح.
• اتبع تنسيقًا محددًا عند كتابة تقريرك، مع الأخذ في الاعتبار أنه من السهل على القراء التنقل ولغته بسيطة وواضحة.
• قم بإعداد صفحة بعنوان التقرير، يمكنك إضافة اسم المؤلف وتاريخ الكتابة. إذا كان محتوى التقرير طويلاً، فقم بتنظيم جدول (هذه الخطوة اختيارية).
• اكتب ملخصًا قصيرًا وشاملًا يفهم بشكل موثوق المحتوى العام للتقرير.
• اكتب مقدمة موجزة تسمح للقارئ بفهم الغرض من التقرير ويمكنه وضع بعض المصطلحات الأساسية.
• اكتب المناقشات بالتفصيل تحت العناوين والأقسام الفرعية لضمان القدرة على التنظيم والعثور على المعلومات.