الخطوة الأولى والأساسية في عملية التدريب هي تحديد الاحتياجات التدريبية. أي تحديد ما هو التدريب المطلوب. هذا ينبع من احتياجات المنظمة ويساعد على تحقيق أهدافها. في الواقع، تستند جميع الخطوات الأخرى في عملية التدريب إلى هذه الخطوة التشخيصية ومحتوى وطرق برنامج التدريب يعتمد نوع المتدربين المستخدمين في التدريب، وجودة المتدربين، ومستوى توظيفهم، والوقت والجهد اللذين سيبذلان، على الاحتياجات التدريبية.

الاحتياجات التدريبية عبارة عن سلسلة من التغييرات والتطورات في معلومات الموظفين ومهاراتهم وسلوكياتهم لزيادة فعاليتهم حسب متطلبات الوظيفة، مما يساعد على التغلب على المشكلات التي تعيق سير عمل المؤسسة ويساهم في تطوير الأداء وتحسينه في الخدمة العامة. مستوى.

لا يتم تحديد الاحتياجات التدريبية بشكل عشوائي، بل يعتمد على التخطيط السليم والدراسة الدقيقة لطبيعة الوظيفة والمهارات والكفاءات التي يجب أداؤها في المنظمة. ومع ذلك، في حين أنه من المهم تحديد الاحتياجات التدريبية بناءً على تحليل دقيق لاحتياجات المنظمة، فغالبًا ما يتم تدريب موظفي المنظمات سيكون مضيعة للوقت والمال والطاقة في غياب الحاجة الفعلية لتطوير كفاءات أو مهارات معينة أو تحسين مستوى أداء وظائف معينة.

في الواقع، ليس تحديد الاحتياجات التدريبية أمرًا سهلاً دائمًا، ويجب على مديري الموارد البشرية والموظفين النظر في بعض المؤشرات التي تساعد في إظهار مستوى الاحتياجات التدريبية، ثم تحديد نوع التدريب المطلوب وكيفية تنفيذه. في بعض الحالات، تكون مؤشرات الاحتياجات التدريبية واضحة. على سبيل المثال، قد تتجه منظمة توسع أتمتة عملياتها ثم تلغي بعض الوظائف إلى استعادة بعض موظفيها لملء تلك الوظائف إذا كانت المناصب الأخرى في المنظمة شاغرة. بالإضافة إلى ذلك، فإن زيادة عدد الوظائف الجديدة التي تم إنشاؤها يتطلب برامج تدريبية لملء الوظائف الشاغرة. طريقة العمل أو قد يشير تغيير الخدمات المقدمة أو تغيير موقع الموظفين بسبب النقل أو الترقية أو التعيين أو وجود معدل خطأ مرتفع في إجراء الأعمال داخل القسم إلى الحاجة إلى التدريب لتطوير مهارات العمل.

ومع ذلك، في حالة عدم وجود مؤشر صريح للحاجة إلى التدريب، تقع على عاتق إدارة المنظمة مسؤولية إجراء تحليل منتظم لعمليات المنظمة وتحديد ما إذا كان تدريب الموظفين ضروريًا بالفعل. في هذا الصدد، يجب على المنظمات استخدام آليات منتظمة لتحديد احتياجاتها التدريبية. بشكل عام، يتم تحديد الاحتياجات يتم استخدام ثلاثة أنواع من التحليلات للتدريب: التحليلات التنظيمية وتحليلات المهام وتحليلات الأشخاص.

أولا : تحليل المنظمة في الاحتياجات التدريبية :

التحليل التنظيمي هو الدراسة الشاملة لجميع الجوانب التنظيمية والإدارية الحالية والمستقبلية، والتي من خلالها تدرس أهداف المنظمة وعملياتها ومواردها وسياساتها وبيئتها لتحديد المشاكل التنظيمية والإدارية بداخلها، ومن ثم تحديد الحاجة إلى التدريب تكمن ( إذا لزم الأمر) وهل يمكن القيام بذلك؟ (أنت هل هناك موارد مادية وبشرية وتقنية لإنجاحها؟ ).

يستلزم هذا التحليل دراسة الأهداف طويلة المدى والمتوقعة قصيرة المدى والتغيرات في المنظمة ووحداتها الإدارية المختلفة من زوايا مختلفة. على المدى الطويل، وتلك الوظائف التي قد يتم إلغاؤها، باستثناء الوظائف المحددة التي تظهر مستويات عالية من التسرب أو التغيب أو الأداء المنخفض. بشكل عام، البحث عن البيانات المتاحة وتحليلها، مثل المعلومات المتعلقة بجودة الخدمة، وتكاليف العمالة المباشرة وغير المباشرة، ونسب الحوادث، والشكاوى، والتظلمات، وغيرها. معلومات للمساعدة في تحديد الاحتياجات التدريبية.

يتطلب هذا التحليل أيضًا دراسة السياسات التنظيمية والإدارية العامة، ودراسة المؤسسات واللوائح والإجراءات ذات الصلة، ودراسة المناخ التنظيمي، بما في ذلك مواقف الموظفين من جوانب محددة من وظائفهم، مثل الأجور، وفرص التقدم، وطرق الإشراف، وسلوك الزملاء في العمل، ورضا العمل، وعمليات وإجراءات الاتصال اتخاذ القرارات بشكل عام، فإن مواقف الموظفين تجاه وظائفهم والمنظمة لها تأثير كبير على درجة قبول أو رفض المنظمة للتدريب.

وتجدر الإشارة إلى أنه ليس من الصواب أن نعزو جميع المشكلات التنظيمية إلى نقص المهارات، فقد تكون هذه المشكلات ناجمة عن عوامل أخرى غير التدريب، مثل ضعف الأدوات والمعدات المستخدمة في الوظيفة أو الإجراءات المعقدة أو الأجور المنخفضة. في هذه الحالة، من الأفضل محاولة حل المشكلة عن طريق تجديد الجهاز أو صيانته أو إعادة الجهاز تصميم إجراءات العمل أو تعديل الأجور والرواتب.

ثانيا : تحليل المهام :

عند تحليل المهام، تحاول المنظمات الإجابة على الأسئلة التالية: ما نوع التدريب المطلوب؟ أو ما الذي يجب أن يتعلمه المتدرب لأداء وظيفته بالكفاءة المطلوبة؟ يعني تحليل المهام الدراسة الدقيقة للوظائف نفسها لتحديد المهارات والمعرفة والقدرات المحددة اللازمة لأداء تلك الوظائف لمساعدة المتخصصين على أداء وظائفهم. التدريب يحدد محتوى البرنامج التدريبي المناسب.

تشبه عملية تحليل المهام تلك الخاصة بتحليل الوظيفة، باستثناء أن تحليل المهام يركز بشكل أكثر تحديدًا على ما يحتاج المتدرب إلى القيام به من أجل أداء الوظيفة على النحو المطلوب. عادة، يتم تحليل مهام الوظيفة من خلال دراسة التوصيفات الوظيفية والمواصفات التفصيلية. عادةً ما تحتوي الأوصاف الوظيفية على أسمائهم ورتبتهم ومنصبهم في الوظيفة ملخص عام للهيكل التنظيمي وعلاقته بالوظائف الأخرى وواجباته ومسؤولياته والخصائص الأساسية لمهامه. والواجبات والمسؤوليات التفصيلية التي تقع على عاتق شاغلي الوظائف والسياق الذي يؤدون فيه، والتغييرات المتوقعة في تلك الواجبات والمسؤوليات والمهارات والمعرفة والقدرات المطلوبة لأداء واجباتهم. مطلوب وجه.

عادة ما يتم تحديد معايير وقواعد العمل من خلال الملاحظات الشخصية وسجلات البحث والوثائق الرسمية والمقابلات الشخصية أو من خلال الاستبيانات الموزعة على عينة عشوائية من الموظفين والتي يستجيبون فيها للأهمية والوقت الذي يقضونه في كل عنصر من عناصر الوظيفة، مثل شرح الربع تحليل العمل.

ثالثاً : تحليل الفرد في الاحتياجات التدريبية :

بعد الانتهاء من تحليل المنظمة والمهام في الاحتياجات التدريبية، يتم تحويل التحليل إلى شاغلي الوظائف أنفسهم لفهم مستوى المهارات والمعرفة التي يمتلكونها، والتي يمكن أن تساعد في تحديد المهارات والمعرفة التي يجب تطويرها لتلبية متطلبات العمل الحالية أو المستقبلية. تم تصميم التحليل للإجابة على الأسئلة التالية: من يحتاج إلى تدريب؟ أي نوع قطار؟ تتمثل الخطوة الأولى في هذا التحليل في تحديد كيفية قيام كل موظف بعمله من خلال دراسة تقارير تقييم الأداء الوظيفي أو اختبارات الكفاءة والإعداد والمهارات، بالإضافة إلى سجلات وتقارير إنتاج المنظمة. في هذه الحالة، يهدف التدريب إلى الإصلاح أو التصحيح، ويمكن للموظفين الذين يتمتعون بتصنيفات أداء عالية تلقي تدريب تطوري لمساعدتهم على الاستعداد لأدوار مستقبلية في المنظمة.

يمكن تحديد احتياجات التدريب من خلال ثلاثة أنواع من التحليل الاحتياجات التدريبية، والتي تتطلب بالطبع الكثير من الوقت والجهد. الإدارات المختلفة والمعلومات والبيانات المتعلقة بها تم جمعها بعناية على مر السنين. علاوة على ذلك، يجب أن تكون العملية التحليلية مستمرة حيث أن المنظمة تتغير باستمرار من حيث الوظائف والمنتجات والخدمات، ولكن يجب ألا تقتصر العملية التحليلية على المعرفة والمهارات والخصائص الشخصية المطلوبة حاليًا. الوظيفة، بشكل أكثر دقة، يجب أن تتضمن البعد المستقبلي لهذه العناصر، ويجب إجراء هذه التحليلات الثلاثة في وقت واحد، لأنها مرتبطة ارتباطًا وثيقًا ببعضها البعض.