كيف يمكنك اعداد برنامج توجيه ومتابعة الموظف الجديد لعام 2021

برنامج توجيه وتعريف الموظف الجديد التحديد الفعال للموظفين الجدد وتدريبهم داخل المنظمة بعد توليهم مناصبهم، يضع أساسًا متينًا لعملية النجاح وتعزيز علاقات العمل في المستقبل.

كانت المواجهة الأولى في برنامج توجيه بين الموظف والمنظمة تترك له انطباعًا إيجابيًا عن المنظمة ككل وطبيعة عمله، حيث اعتبرت الأيام القليلة الأولى من حياته المهنية بوابه لعالم جديد من العمل.

الوقت الذي يقضيه الموظف الجديد في برنامج توجيه في عملية التخطيط في الأيام أو الأسابيع القليلة الأولى سيزيد بشكل كبير من فرص حياة عمل ناجحة.

ان برنامج توجيه الفعال يجب أن :-

1- أن يكون لديك فهم واضح لثقافة المنظمة وقيمها ورؤيتها ورسالتها.

2- يساعد على كسر الحاجز واذابة الجليد .

3- يساعد الموظفين على فهم دور وأهمية ذلك الدور في المنظمة.

4- مساعدة الموظفين الجدد على تحقيق الأهداف المحددة لاحقًا وتقصير وقت التعلم.

5- يساعد الموظفين الجدد على تطوير بيئة عمل إيجابية وعلاقات عمل ناجحة من خلال تكوين قاعدة معرفية حول المنظمة وأهدافها وسياساتها وإجراءاتها وهيكلها التنظيمي والمهام الرئيسية.

اجراءات برنامج توجيه والتعريف

اولاً : قبل وصول الموظف الى برنامج توجيه .

تبدأ عملية تدريب الموظف الجديد قبل أن يبدأ الموظف العمل، وستمنحك عملية التخطيط لوصول الموظف الجديد الفرصة لاستثمار وقتك بشكل فعال ومنتج في اليوم الأول.

لذا وقبل مباشرة الموظف لعمله يجب :-

1- إخطار برنامج توجيه جميع الموظفين في المؤسسة بوصول الموظف الجديد في موعد محدد والوظيفة التي سيتولاها، واطلب من الموظف الترحيب بالموظف الجديد وتشجيعه وتزويده بالدعم اللازم.

2- إعداد مهام ممتعة للموظفين في يومهم الأول.

3- إعداد بطاقة الوصف الوظيفي ومعايير تقييم الأداء والهيكل التنظيمي للمنظمة والإدارات ووصف الموارد البشرية وساعات العمل وتعليمات الإجازة والانتهاء.

4- إدراج برنامج توجيه اسم الموظف الجديد في برنامج توجيه الموظف الجديد المنظم من خلال إدارة التدريب بالمنظمة.

5- التأكد من أن مكان العمل متاح ونظيف ومجهز بكافة المعدات اللازمة.

6- التأكد من وجود نسخة من برنامج توجيه سياسة شؤون الموظفين المعتمدة ونسخة من العقد.

7- تقديم معلومات وافية عن المزايا وخدمات التعويض.

8- تقديم عضو من فريق العمل كمرافق للموظف الجديد خلال الأسبوع الأول.

9- إعداد قائمة بالمسؤولين والموظفين الذين يجب أن يلتقوا ويفهموا طبيعة عملهم وعلاقتهم بالعمل.

10- تجهيز كروت الوقت وبطاقات المواقف وبطاقات دخول المباني.

11- وضع خطة تدريب للموظفين برنامج توجيه خلال الأشهر القليلة الأولى على العمل.

ثانياً : اليوم الأول في الوظيفة في برنامج توجيه .

قد يشعر الموظف في اليوم الأول بالقلق والتوتر، لذلك يجب عليه العمل الجاد لخلق بيئة مريحة وعدم إثقال كاهله بالكثير من المعلومات في اليوم الأول.

تعتبر عملية التدريب عملية مستمرة، لذلك سيكون هناك وقت كافٍ لتزويد الموظفين بجميع المعلومات التي يحتاجون إليها للعمل لاحقًا.

في اليوم الاول في برنامج توجيه يجب القيام بما يلي: :

1- الترحيب بالموظف بحرارة وتقليل التوتر الذي قد يشعر به في برنامج توجيه

2- ناقش مع الموظف خطط اليوم الأول.

3- تعريف الموظف بأعضاء الفريق الآخرين.

4- توصيل الموظف الجديد الى مكتبة .

5- مراجعة بطاقات الوصف الوظيفي والهيكل التنظيمي مع الموظفين.

6- شرح الأنظمة في برنامج توجيه المعمول بها في المنظمة لضمان النقل واستخدام الهاتف والفاكس والإنترنت والبريد الإلكتروني.

7- امنح الموظف نسخة من حزمة المزايا والتعويضات وناقش أي أسئلة قد تكون لديه.

8- التأكد من استيفاء الموظفين لجميع مستندات التوظيف والاستمارات المعتمدة.

9- وصف سياسة الموافقة على فترة الاختبار وآلية التقييم في نهاية فترة الاختبار وآلية التقييم للموافقات اللاحقة.

ثالثا : المقابلات التكميلية في برنامج توجيه

خلال الأسابيع القليلة الأولى، حدد مواعيد مقابلات مع الموظفين الجدد لمناقشة ما يلي:

1- الانطباع العام للموظف عن الدائرة والأسئلة والاهتمامات العامة.

2- مناقشة الهيكل التنظيمي والترابط والتكامل بين الإدارات وخاصة الدائرة التي يعمل بها

3- مناقشة الرؤية وكيفية دعم الإدارات ذات الصلة لرسالة المنظمة ومساعدتها على تحقيق أهدافها المنشودة من خلال تحقيق أهدافها المنوطة بها.

4- شرح خطة التقييم ومناقشة آليات تطوير الأداء وطرق قياس النمو والتطوير الوظيفي.

5- مراجعة قواعد العمل بالدائرة المعنية وإرشادات الحضور وإجراءات الالتزام بساعات العمل.

6- شرح مسؤوليات والتزامات الموظفين فيما يتعلق بسوء استخدام الموارد والعواقب القانونية الناتجة.

7- مناقشة المبادئ التوجيهية للحفاظ على الأمن، وإغلاق الأبواب والمكاتب، وما إلى ذلك.

8- مراجعة السياسات المعتمدة من قبل المنظمة برنامج توجيه والجهات ذات العلاقة في مجال السلامة في مكان العمل وتقييم الإجراءات والتعليمات المعتمدة الواجب اتباعها في حالات الطوارئ.

9- مناقشة خطة تدريب الموظف، والنظر في أي تغييرات يقترحها الموظف، وتطبيق التوصيات المتفق عليها بين المدير والموظف.

تواصل معنا عبر

فايسبوك انستجرام تويتر