حقيبتك الشريك الأول لك فى تطوير المحتوى التدريبي فى الوطن العربي.
5 فوائد لتحليل فجوة المهارات للموظفين
فجوة المهارات للموظفين يظهر هذا المفهوم عندما تطلق منتجًا جديدًا، ولكن هل يمتلك فريقك الحالي المهارات اللازمة لتحقيق ذلك؟ أم أنك بحاجة إلى تعيين أعضاء فريق مختلفين؟ أو هل تحتاج إلى إضافة تدريب إضافي لأعضاء فريقك قبل البدء في هذا المشروع الجديد؟
هذه ليست سوى بعض السيناريوهات العديدة التي يكون فيها تحليل فجوة مهارات الموظفين أمرًا منطقيًا. قد يتضمن ومن الأمثلة الأخرى تغيير الأدوار الوظيفية، مما يتطلب من الموظفين تولي مسؤوليات جديدة أو تغيير المهارات المطلوبة بسبب تكنولوجيا الشركة الجديدة.
إذن، ما هو بالضبط تحليل فجوة المهارات للموظفين؟ يمكن تعريفه على أنه مقارنة بين المهارات والمعرفة المطلوبة لإكمال مهمة ومستوى المهارة الحالي للموظف لتلبية متطلبات المهمة. بعد تحليل الفجوة بين الاثنين، يمكن لقادة الفريق العمل مع الموظفين لوضع خطة لسد فجوة المهارات.
فوائد بدء تحليل فجوة المهارات للموظفين
الآن بعد أن عرفت ما هو تحليل فجوة المهارات للموظفين، ما هي الفوائد التي تعود على المديرين والمؤسسات؟
- تحديد نقاط ضعف الموظف
كل لها مزايا وعيوب. في حين أن قسم التسويق لديك قد يكون لديه مهارات الاتصال، فقد يكون أحد أعضاء الفريق جيدًا في الكتابة ومهارات التحرير، بينما قد يكون آخر أفضل في مهارات التصميم. من خلال إجراء تحليل فجوة المهارات، يمكنك تحديد المكان الذي قد يحتاج فيه موظفوك إلى التدريب تعزيز إضافي لمستوى مهارة الجميع.
- توفير التطوير المهني
إذا شعر الموظفون أنهم يفتقرون إلى مهارة معينة، فقد لا يتحدثون دائمًا عن الحاجة إلى تدريب إضافي. أو قد يعرف الموظف أو يريد تدريبًا إضافيًا في مهارات معينة ويعتقد أن شركته لا توفر مثل هذا التدريب. ثم أصبح متظلمًا وحتى فقد وعيه. ثم بدأ في البحث عن الشركات التي تهتم أكثر بحياته المهنية.
لذلك، من المهم جدًا إجراء تحليل فجوة مهارات الموظفين. سيحدد هذا خطة تطوير مخصصة لكل موظف. سيُظهر لموظفيك أنك تقدر التدريب والتطوير. بالإضافة إلى ذلك، تريد تزويد كل موظف بالمهارات المناسبة للنجاح.
- مساعدة الموارد البشرية
سيساعد قسم الموارد البشرية لديك من خلال إجراء تحليل فجوة المهارات. لماذا ا؟ لأنهم سيفهمون المهارات المطلوبة لدور معين. يساعد ذلك الموارد البشرية على كتابة أوصاف وظيفية جيدة الإعداد تؤدي إلى مرشحين أفضل وأعضاء جدد أقوى في النهاية.
- مسار للترقية (Path for promotion)
سيستفيد المديرون أيضًا من تحليل فجوة المهارات للموظفين. لأنه سيظهر المهارات المطلوبة لكل مستوى في فريقهم. إذا ترك الأعضاء الكبار الشركة، يصبح من الواضح ما هي المهارات التي يحتاجها المزيد من أعضاء الفريق المبتدئين لدخول هذه الأدوار العليا.
- زيادة الانتاجية (Increased productivity)
ربما تكون أهم فائدة لتحليل فجوة المهارات هي زيادة الإنتاجية. عندما تحدد المهارات المطلوبة في بيئة التدريب، ستكون شركتك أفضل في إدارة الوقت وتخطيط العمل والتحكم في ميزانيات المشروع بشكل أكثر فعالية. كل هذه العوامل تجعل الشركة ككل أقوى وأكثر قابلية للتحقيق.
كيف تبدأ عملية مراجعة المهارات؟
يعد تحليل فجوة المهارات للموظفين مفيدًا لأي منظمة. لهذا السبب من المهم إجراء مراجعة شاملة للمهارات التي يمتلكها موظفوك مقابل ما يحتاجون إليه. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها عند إجراء تحليل فجوة المهارات.
- ضع قائمة بأهداف الشركة
قبل البدء في التحليل، تحتاج إلى سرد أهداف الشركة أو القسم. ستحدد أهدافك المهارات التي تريدها من موظفيك. بالإضافة إلى ذلك، سيساعد في تحديد أولويات المهارات الأكثر أهمية للشركة. يعد تخطيط التدريب وإشراك الموظفين أسهل من خلال تحديد الأسباب التي تحتاج إلى تحليل فجوة المهارات.
- المهارات المطلوبة (Skills needed)
بمجرد مراجعة أهدافك، حدد المهارات اللازمة لتحقيقها. يجب تقسيم هذا حسب الدور الوظيفي. بمعنى آخر، ما هي المهارات المحددة المطلوبة لكل وصف وظيفي داخل شركتك. يمكنك القول أن الاتصال في مكان العمل هو أحد أهم المهارات لشركتك. ومع ذلك، قد يكون هذا أمرًا بالغ الأهمية في دور مثل خدمة العملاء، ولكن ربما ليس من المهم مثل تعلم كيفية استخدام قاعدة بيانات CRM جديدة لأعضاء فريق المبيعات.
إحدى طرق تبسيط هذه الخطوة هي تجميع الأدوار الوظيفية المتشابهة معًا. على سبيل المثال، على الرغم من أن فريق التسويق الخاص بك قد يركز على أدوار مختلفة داخل الفريق، إلا أن الكتابة مهمة للفريق بأكمله. لذلك، من خلال تجميع الأدوار الوظيفية داخل مؤسستك، سيساعد ذلك في تحديد نقاط القوة التي تريد أن يمتلكها كل قسم أو فريق.
- قياس المهارات (Measure skills)
بعد ذلك، تحتاج إلى قياس مستوى مهارة موظفك الحالي باستخدام المهارات التي تعتقد أنها الأكثر أهمية. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تقييمه على مقياس عددي، من 1 إلى 10. الأول هو أن الموظف لا يعرف الكثير عن المهارات المطلوبة، بينما 10 تعني أن الموظف ماهر. أو إجراء آخر هو استخدام تشير المستويات العالية والمتوسطة والمنخفضة إلى قوة الشخص في مهارة معينة.
- تعلم المهارات التي تحتاجها
بمجرد تحديد المهارات التي تحتاجها، حان الوقت لإلقاء نظرة على القوى العاملة الحالية لديك. يمكنك اتباع نهجين مختلفين. يمكنك اختيار تدريب وتطوير طاقمك الحالي. أو أنك تبحث عن موظفين بالمهارات التي حددت أنك بحاجة إليها.
باستخدام هذا الخيار، لن تزيد من وقت ونفقات تجنيد أعضاء جدد. ومع ذلك، تحتاج إلى التفكير والجهد لتدريب الموظفين الحاليين لديك. طريقة رائعة للقيام بذلك هي استخدام مزود نظام إدارة التعلم. يمكنهم إنشاء مواد تدريبية وتشكيل طريقة لبدء شركة تدريب. يمكن أن يشمل هذا المزود التعلم المدمج والتعلم نظير إلى نظير، استخدم الألعاب في التدريب لتحفيز فريقك وتطويره بنجاح.
- توظيف موظفين جدد
إذا اخترت تعيين أعضاء جدد في الفريق، فما عليك سوى أن تضع في اعتبارك ما تعلمته أثناء تحليل فجوات مهارات الموظفين المستقبليين. يجب أن يشمل ذلك ما يلي:
- صياغة توصيفات تفصيلية للوظائف
- دمج المهارات اللازمة المحددة
- اسأل أثناء عملية المقابلة عن أمثلة عن كيفية إظهار المرشحين لهذه المهارات في الوظائف السابقة.
نصائح لقياس فعالية تحليل فجوة المهارات
الآن بعد أن فهمت عملية تحليل فجوة المهارات لموظفيك، كيف يمكنك التأكد من صحة تحليلك؟ هناك بعض النصائح التي يمكنك اتباعها والتي قد تساعد في توجيه العملية وتؤدي إلى نتائج أفضل. فيما يلي بعض الطرق لقياس المهارات التي يحتاجها موظفوك.
- إستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)
توفر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) قيمًا قابلة للقياس تُظهر فعالية الشركة في تحقيق أهداف العمل الرئيسية. ومع ذلك، يمكن تطبيق مؤشرات الأداء الرئيسية على الموظفين للحكم على فعالية مهاراتهم الوظيفية في المساهمة في الشركة. على سبيل المثال، يمكنك قياس العلاقات مع الشركة والتعويضات و المكافآت والفوائد والاحتفاظ بها.
عندما تقارن الموظفين بأدوار وظيفية متشابهة، سترى الاتجاهات. سيساعدك هذا على تحديد فجوات المهارات لدى بعض الموظفين. بمجرد تحديدها، يمكنك البدء في تصحيحها من خلال التدريب.
طريقة أخرى للمساعدة في تحديد فجوات المهارات من خلال التقييمات. باستخدام موفر نظام إدارة التعلم، يمكنهم استخدام هذه الاختبارات لإعداد التقييمات. ستتعلم مكان إضافة المهارات لكل موظف والفريق بأكمله. على سبيل المثال، يمكنك قياس موضوعات مثل تمكين المبيعات وإدارة الأداء وخدمة العملاء.
تذكر استخدام سيناريوهات العالم الحقيقي عند طرح الأسئلة. بهذه الطريقة، من السهل الحكم على ردود أفعال الموظفين في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، سوف يمنحك هذا فهمًا أفضل للمهارات التي تفتقر إليها، والتي يمكن تصحيحها من خلال تدريب إضافي.
- المراقبة / الملاحظات (Observations)
لا أحد يحب أن تتم مراقبته أو إدارته بعناية. لكن في بعض الأحيان، ستساعدك مراقبة رد فعل الموظفين في موقف معين على تحديد المهارات المفقودة. تعد المراقبة أو التعليقات طريقة رائعة لتحديد فجوات مهارات الموظف لأنه يمكنك أن ترى بشكل مباشر المشكلات التي يواجهها أعضاء فريقك.
فقط تأكد من أنك تشرح لموظفيك أنك لا تحكم عليهم. لكنك تجمع الآراء حول أفضل السبل لدعمهم في العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ملاحظة الإجراءات أو ردود الفعل التي لا يدرك أعضاء الفريق أنهم يؤدونها. من خلال شرح كل هذا لموظفيك، سيتلقى الجميع ردود فعل إيجابية والتدريب الإضافي اللازم.
- رتب الموظفين
لمقارنة التفاح بالتفاح، بدلاً من ترتيب المهارات المطلوبة لكل وظيفة، رتب الأفضل أداءً في جميع الفرق ولاحظ المهارات التي يمتلكها أعضاء الفريق. تأكد من الانتباه ليس فقط لمهارات العمل، ولكن أيضًا إلى المهارات الشخصية مثل الاتصال أو القيادة. بهذه الطريقة، ستتعلم المهارات وما هو مستوى هذه المهارات الذي يجب تحقيقه لإكمال تحليل فجوة المهارات لدى الموظف.
هذه العملية مفيدة أيضًا عند تعيين أعضاء فريق جدد للحصول على فكرة عما سيبدو عليه ملف تعريف المرشح. يمكن أن تعزز أيضًا التطوير الوظيفي داخل شركتك. سيكون لدى المزيد من الأعضاء المبتدئين عينة من المهارات اللازمة للتقدم داخل الشركة.
- عملية المراجعة (Review process)
يعد وقت مراجعة الموظف طريقة رائعة أخرى لجمع التعليقات حول تحليل المهارات. تأكد من جمع التعليقات من موظفي التقارير المباشرة ومديريهم وأعضاء فريقهم، بدلاً من المراجعات أحادية الجانب. سيعطيك هذا فهمًا أفضل لنقاط القوة والضعف لكل موظف من حيث المهارات. يمكنك أيضًا التفكير في جهات الاتصال عميل أو مورد خارجي إذا كان الموظف يتعامل بانتظام مع العميل أو المورد.
من المهم أيضًا إشراك الموظفين أنفسهم. هذه فرصة للتحدث بصراحة وصدق عن المسار الوظيفي لكل موظف، والمهارات التي يشعر كل موظف أنه بحاجة إلى تحسينها، وأي عوائق تحول دون تحقيق إمكاناته الكاملة.
بالإضافة إلى أفضل الممارسات لتحليل فجوة مهارات الموظفين، يمكن أن يساعدك بناء النماذج في إنجاز المهمة. يمكن تعديل هذه النماذج وفقًا لمواصفاتك، ولكنها توفر نقطة انطلاق رائعة للبناء.
إذا كنت تعمل في مجال معين مثل الطب أو الأعمال أو العلوم، فستحتاج إلى نموذج أكثر تفصيلاً يسمى تحليل فجوة المهارات الحرجة. يتشكل هذا الموقف عندما تريد الإدارة مراقبة كيفية تعامل الموظفين مع المشاريع الجادة للغاية. أيضًا، عادةً ما يكون هذا مخصصًا للموظفين الأكبر سنًا الذين يحتاجون إليه قم بتحسين مهارات معينة بحيث يمكن إنجاز العمل بكفاءة أكبر.
إذا كنت مهتمًا بكيفية نجاح الشركات الأخرى في تحليل فجوة مهارات موظفيها، فإن مجلة Training Magazine لديها بعض دراسات الحالة. يسلط الضوء على KPMG و Deloitte Consulting و Verizon والمزيد. ستتعرف على المشكلات التي تواجهها هذه الشركات وكيف تتعامل مع فجوات مهاراتهم. رغم في حين أن وضع شركتك قد يكون مختلفًا، فقد يكون من المفيد معرفة ما تفعله الشركات الأخرى بتحليل فجوة المهارات.
على سبيل المثال، ذكرت مجلة التدريب أن شركة KPMG تعلمت من خلال تحليل فجوة المهارات أنه مع استمرار ظهور التقنيات الجديدة واحتياجات الأعمال الجديدة، فإنها تدرك أن المهارات اللازمة للنجاح غدًا تختلف عن تلك المطلوبة للنجاح اليوم. كما حاولت وضع معايير المهارة على أساس النجاح السابق، الآن نتطلع إلى المعايير المستقبلية والتخطيط النشط للتنمية.
لماذا إجراء تحليل فجوة المهارات للموظفين؟
يعد تحليل فجوة المهارات عملية مهمة لتحديد المهارات التي تمتلكها حاليًا في مجموعة موظفيك والمهارات التي تحتاج إلى اكتسابها. من خلال هذه العملية التفصيلية، ستكتشف نقاط ضعف مهارات موظفيك ونقاط القوة. بمجرد تحديد مجالات التحسين، استخدم موفر النظام يمكن لإدارة التعلم رعاية وتطوير كل عضو قيم في الفريق. نتيجة لذلك، سيصبح موظفوك أكثر قابلية للتسويق والمشاركة والإنتاجية في العمل. ستعمل شركتك على تحسين العمليات للحفاظ على تشغيل المشاريع الهامة بسلاسة وتقليل المشكلات غير المتوقعة.
