الاحتياجات التدريبية هي الأمور التي يجب على كل شركة أو جهة رسمية معرفتها وتحليلها بشكل جيد وذلك لتحديد نوعية التدريب اللازم للموظفين ومعرفة نقاط ضعفهم

تحليل الاحتياجات التدريبية: كيفية تحديد احتياجات التدريب

يسلط الفصل الضوء على:

أنواع تحليل الإحتياجات
المعرفة و المهارات و القدرات
التقنيات و الأساليب
قائمة مرجعية لتقييم التقييم

المقدمة (Introduction)

تتطلب بيئة العمل اليوم من الموظفين أن يكونوا بارعين في أداء المهام المعقدة بطريقة فعالة واقتصادية وآمنة. التدريب ضروري (أداة لتحسين الأداء) عندما لا يكون أداء الموظف عند مستوى معين أو مستوى أداء متوقع. يعبر عن الفرق بين المستوى الفعلي ومستوى الأداء الوظيفي يتطلب الأداء الوظيفي المتوقع التدريب. لذلك، فإن تحديد الاحتياجات التدريبية هو الخطوة الأولى في نهج موحد للتصميم التعليمي.

سيحدد تحليل الاحتياجات التدريبية الناجح من يحتاج إلى التدريب ونوع التدريب المطلوب. ليس من المنطقي توفير التدريب للأشخاص الذين لا يحتاجون إليه أو تقديم النوع الخاطئ من التدريب. يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية على الاستفادة بشكل أفضل من موارد التدريب.

أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية

تتوفر العديد من تقييمات الاحتياجات التدريبية لمختلف أوضاع التوظيف. يمكن أن تساعدك الموارد التالية في تحديد تحليل الاحتياجات التدريبية الصحيح لموقفك.

تحليل الاحتياجات التنظيمي. تحليل احتياجات العمل أو الأسباب الأخرى للتدريب المطلوب. تحليل استراتيجية المنظمة وأهدافها وغاياتها. ما الذي تحاول المنظمة بأكملها تحقيقه؟ الأسئلة المهمة التي أجاب عليها هذا التحليل هي، من هو الذي يقرر أن هذا النوع من التدريب يجب أن يتم، ولماذا يجب أخذه بعين الاعتبار؟ تعد خطة التدريب حلاً موصى به لمشكلة العمل، فضلاً عن تاريخ المنظمة في تدريب الموظفين والتدخلات الإدارية الأخرى.
تحليل الاحتياجات للأفراد: تحليل التعامل مع المشاركين والمدربين المحتملين المشاركين في العملية. الأسئلة المهمة التي أجاب عليها هذا التحليل هي من سيتم تدريبه ومستوى معرفته الحالي حول هذا الموضوع، وما هو أسلوب التعلم الخاص به، ومن سيتدرب. هل يمتلك الموظفون المهارات المطلوبة والضرورية؟ هل هناك تغييرات في السياسات أو الإجراءات أو البرامج أو المعدات المطلوبة للتدريب؟
تحليل الاحتياجات للوظيفة / تحليل المهام. تحليل المهمة التي يتم تنفيذها. هذا هو تحليل الوظيفة ومتطلبات الأداء الوظيفي. تم تصميم هذا التحليل، المعروف أيضًا باسم تحليل المهام أو تحليل الوظيفة، لتحديد المسؤوليات الرئيسية ومستويات المهارة المطلوبة. هذا يساعد على ضمان أن التدريب المطور سوف قم بتضمين روابط متعلقة بمحتوى الوظيفة.
تحليل الأداء. هل العمال مستوفون للمعايير المطلوبة؟ هل يمكن للمدرب المساعدة في تحسين الأداء إذا كان الأداء أقل من المتوقع؟ هل هناك فجوات في الأداء؟
تحليل الاحتياجات للمحتوى: تحليل الوثائق والقوانين والإجراءات المتبعة في العمل. يجيب التحليل على أسئلة حول المعرفة أو المعلومات المستخدمة في العمل. تأتي هذه المعلومات من الكتيبات أو الوثائق أو اللوائح. من المهم ألا يتعارض محتوى التدريب مع متطلبات الوظيفة. يمكن للعمال مساعدة الخبراء (كخبراء في الموضوع) لتحديد المحتوى المناسب.
تحليل ملاءمة التدريب. تحليل ما إذا كان التدريب هو الحل المطلوب. التدريب هو أحد الحلول العديدة لمشكلة التوظيف. ومع ذلك، قد لا يكون الحل الأفضل دائمًا. لذلك، من المهم تحديد ما إذا كان التدريب فعالاً عند استخدامه.
تحليل التكلفة والفوائد: تحليل العائد على الاستثمار (ROI) للتدريب، حيث يجلب التدريب الفعال قيمة للمنظمة أكبر من الاستثمار الأولي في التدريب على الإنتاج أو الإدارة.

المعرفة والمهارات والقدرات

غالبًا ما تتطلب أماكن العمل اليوم من الموظفين أن يكونوا مفكرين مستقلين مسؤولين عن اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على معلومات محدودة. قد تتطلب مثل هذه الوظائف التدريب إذا كان الموظف لا يمتلك هذه المهارات. فيما يلي قائمة بالكفاءات المختلفة التي قد يحتاجها الموظف لأداء وظيفته ممتاز.

القدرة على التكيف.
مهارات تحليلية.
توجيه العمل.
المعرفة بالأعمال التجارية/ الفطنة.
التدريب/ تنمية و تطوير الموظفين.
الإتصالات.
التركيز على العملاء.
اتخاذ القرار.
الإدارة المالية.
المنظور العالمي.
التعاون.
مهارات التعامل مع الأخرين.
القيادة.
تحديد الأهداف.
إدارة المخاطر.
الإقناع و التأثير.
التخطيط.
حل المشكلات.
إدارة المشروع.
التركيز على النتائج.
الإدارة الذاتية.
العمل بروح الفريق الواحد.
التكنولوجيا.

هل المعرفة والمهارات والكفاءات مطلوبة قبل تعيين الموظفين؟ هل هذه المعارف والمهارات والقدرات مدرجة في أي إعلانات عن وظائف أو إعلانات؟ هل يحتاجون ذلك؟

التقنيات (Techniques)

تشمل العديد من التقنيات الأساسية لتقييم الاحتياجات ما يلي:

الملاحظة المباشرة.
الإستبيان.
تشاور مع المناصب الرئيسية أو الأشخاص ذوي المعرفة المحددة.
مراجعة المواد المطبوعة ذات الصلة.
المقابلات.
مجموعات التركيز.
التقييمات/ الإستطلاعات.
دراسة السجلات و التقارير.
عينات و نماذج العمل.

إجراء تحليل الأنسجة

تحديد الموارد المتاحة للتدريب. ما هي مهمة المنظمة وأهدافها في تطوير الموظفين؟ ما هو الدعم الذي ستقدمه الإدارة العليا والمديرون للتدريب؟ هل المنظمة تدعم هذه العملية؟ هل توجد موارد كافية (مالية وشخصية)؟

إجراء تحليل الوظيفة / المهمة

خبراء في موضوع المقابلة (الشركات الصغيرة والمتوسطة) والموظفين ذوي الأداء العالي. ومقابلة المشرفين المسؤولين. وعرض الأوصاف الوظيفية والمعلومات المهنية. تعرف على ما يحتاج الموظفون إلى معرفته من أجل القيام بوظائفهم.

أسئلة مهمة يجب طرحها عند إجراء تحليل مهمة ضمن تحليل الاحتياجات التدريبية :

ما هي المهام التي يتم تنفيذها؟
كم مرة يتم تنفيذها؟
ما مدى أهمية كل مهمة؟
ما هي المعرفة اللازمة لأداء المهمة؟
ما مدى صعوبة كل مهمة؟
ما هي أنواع التدريب المتاحة؟

مراقبة الموظفين الذين يؤدون العمل. وتسجيل المهام التي يتم تنفيذها. عند توثيق المهام، تأكد من أن كل مهمة تبدو كإجراء فعلي. كيف يقارن تحليل المهمة هذا مع الوصف الوظيفي الحالي؟ هل فات تحليل المهمة أي أجزاء مهمة من الوصف الوظيفي؟ هل تم حذف المهام من الوصف الوظيفي المنفذة؟

المهام التي تحددها المنظمة. قم بإنشاء سلسلة من المهام، أو ترتيب قائمة المهام حسب الأهمية.

هل هناك اختلافات في مهام العمل المحددة بين أصحاب الأداء العالي والمنخفضين؟ هل هناك فرق بين الخبير والمبتدئ؟ هل سيؤدي توفير التدريب على هذه المهام إلى تحسين أداء الموظف الوظيفي؟

يُطلب من معظم الموظفين اتخاذ قرارات بناءً على المعلومات. كيف يقوم الموظفون بجمع المعلومات؟ كيف يتعامل الموظفون مع هذه المعلومات؟ هل يمكن تدريب هذه العملية؟ أو يمكن أن يحسن التدريب العملية؟

تحليل المهام المعرفية

من أبرز أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية هو تطوير نموذج مهمة. يُظهر مكان نقطة القرار، والمعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار، والإجراء الذي يجب اتخاذه بناءً على تلك المعلومات. يجب أن يكون هذا النموذج تمثيلًا تخطيطيًا أو تصويريًا للمهمة. تم تطوير النموذج من خلال مراقبة الموظفين وإجراء مقابلات معهم. الهدف هو تطوير نموذج يمكن استخدامه يوجه تطوير البرامج والدورات التدريبية.

نظرًا لأن التدريب يعتمد على مهام وظيفية محددة، فقد يكون الموظفون أكثر استعدادًا لبذل الجهد للمشاركة في التدريب.

اجمع معلومات حول كيفية تنفيذ المهام بحيث يمكن استخدامها لنمذجة المهام. انظر المسمى الوظيفي والوصف للمهام المكتملة. مراقبة الموظفين الذين يؤدون العمل. عرض التدريب الحالي المتعلق بالوظيفة. تأكد من مشاهدة الخبراء والمبتدئين مقارنة.

تحليل الحدث الرئيسي

دليل مقابلة الأحداث الهامة.

قم بإجراء تحليل الأداء

تستخدم هذه التقنية لتحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب. ومراجعة تقييمات الأداء. مديري ومشرفي المقابلة. والبحث عن مؤشرات الأداء مثل المعايير والأهداف.

مصادر بيانات الأداء:

تقييمات الأداء.
الالتزام بالحصص / الحصة (غير متفق عليه)
مقاييس الأداء.
معدل الدوران.
الإنكماش.
التسريب.
الإفساد و التلف.
الخسائر.
الحوادث.
حوادث السلامة.
التظلمات و الشكاوي.
التغيب عن العمل.
الوحدات اليومية.
الوحدات الاسبوعية.
العائدات.
شكاوي العملاء.

هل توجد فروق بين أصحاب الأداء العالي والمنخفضين من حيث الكفاءات المحددة؟ هل سيؤدي التدريب على هذه الكفاءات إلى تحسين الأداء الوظيفي للموظف؟

قائمة تحليل احتياجات التدريب

من المفيد أن يكون لديك نهج منظم لاختيار التقييم الذي يناسب احتياجاتك. يمكن أن تساعدك قائمة التحقق في هذه العملية. يجب أن تلخص قائمتك المرجعية أنواع المعلومات التي تمت مناقشتها أعلاه. على سبيل المثال، هل التقييم صالح للغرض المقصود منه؟ هل تعتبر موثوقة وعادلة؟ هل هي فعالة من حيث التكلفة؟ هل هو ممكن هل يعتقد المشاركون أن الأداة عادلة وفعالة؟ ضع في اعتبارك أيضًا سهولة تفسير الإدارة والأهداف والموارد المتاحة. سيساعدك ملء قائمة مرجعية لكل اختبار تفكر فيه في جعل المقارنات أسهل.