الدليل الإرشادي لبناء فرق العمل
نصائح وأساليب وقواعد للفرق الفعالة
طبيعة فرق العمل:
فريق العمل هو وسيلة لتحقيق غاية أو وسيلة لتحقيق غاية. قد تختلف الأهداف من فريق إلى فريق.
قد يكون الهدف هو زيادة الإنتاجية أو تحسين الجودة أو تحسين الروح المعنوية أو تحسين العلاقات مع العملاء.
على الرغم من الأهداف المختلفة، تحتاج الفرق المختلفة إلى قواعد لمساعدتها على إدارة نفسها. تلعب دورًا مهمًا في نجاح الفريق وتتميز بالخصائص التالية:
• يتم وضع القواعد في الأشهر القليلة الأولى من حياة الفريق، ومن الصعب للغاية تغييرها أو تعديلها بعد إنشائها.
• أي تغييرات في قواعد العمل الجماعي تتطلب وقتًا وجهدًا وتتسبب في إزعاج الأعضاء.
• يلعب القائد دورًا مهمًا في وضع القواعد، مع العلم أن ما لا يفعله القائد لا يقل أهمية عن ما يفعله.
• الفرق الصغيرة تركز أكثر على الحدود السلوكية من الفرق الأكبر.
• تحكم الفرق على أعضائها بناءً على التزامهم بالقواعد، ويحظى الأعضاء الذين يظهرون التزامًا أكبر بأكبر قدر من الاحترام.
• كلما قضى أعضاء الفريق وقتًا أطول في وضع القواعد، زاد قبولهم لها.
• تميل الفرق التي تعبر عن رغبتها في وضع قواعد سلوك لنفسها إلى الانضباط.
• عندما تكون قواعد السلوك غير واضحة، يفقد الفريق القدرة على السيطرة على أعضائه.
• تساعد القواعد في توزيع السلطة بشكل عادل بين أعضاء الفريق.
• دعم الإدارة والتزامها ببناء فرق لتحقيق النجاح، ويجب أن تدرك أن فرق العمل لديها أيضًا إيجابيات وسلبيات.
فوائد فرق العمل:
• خلق بيئة محفزة للغاية وجو عمل مناسب.
• شعور مشترك بالمسؤولية عن المهام التي يتعين إنجازها.
• الاستجابة بشكل أسرع للتغيرات التكنولوجية.
• تقليل الاعتماد على الوصف الوظيفي.
• التفويض الفعال للمهام المطلوبة لزيادة مرونة الأداء.
• الالتزام التام بالأهداف مع الحفاظ على القيم الداعمة.
• تحسين مستوى ونوعية القرارات.
• تحسين فاعلية الاتصال بين الأعضاء.
• تحسن مستوى مهارات الأعضاء.
مضار فرق العمل:
• قد يكون هذا مضيعة للوقت وقد لا يكون هناك وقت للأعضاء للقيام بعملهم اليومي.
• يمكن أن يخرج عن نطاق السيطرة في بعض الأحيان، ويبدو فوضويا وغير منضبط.
• قد يحدث ارتباكًا بين العمل اليومي لعضو الفريق وعمله مع الفريق.
• سوف يستغرق تحقيق نتائج ملموسة وقتاً طويلاً.
الأنماط المختلفة لفرق العمل:
عندما تشعر منظمة بالحاجة إلى تكوين فريق، فإن المشكلة الأولى التي تواجهها هي تحديد نوع الفريق الذي تريد تشكيله.
هناك أنواع مختلفة من الفرق، كل منها يخدم هدفًا محددًا، ولكل فريق خصائصه الفريدة.
فرق المهام الكبيرة:
تحدد هذه الفرق الفرص للمؤسسة وتقيم احتياجاتها. إنه يحدد الإطار الفلسفي الشامل ويحدد السياسة والاتجاه العام، ثم يحدد الأهداف، ويطور خطة العمل، ويحدد الموارد اللازمة لتحقيق تلك الأهداف. يرصد ويقيس التقدم ويكتب تقارير الأداء. لديهم أيضا مسؤولية لتحديد الموعد النهائي لتحقيق الأهداف. يجب أن تضم عضويتها ممثلين عن مختلف المستويات الإدارية. يتطلب جلسات طويلة
فرق المهام المحددة:
تضم من 5 إلى 8 أعضاء ويعتمد الانضمام على الخبرة. تطلبت عدة اجتماعات مطولة في غضون فترة زمنية محدودة. غالبًا ما يُطلب منهم حل المشكلات أو تقدير فرص السوق. قد يُطلب من الفرق الأخرى إكمال عملها.
دوائر الجودة:
يتكون أعضاؤها من وحدة وظيفية تعمل معًا لتحسين الجودة أو الإنتاجية أو مستويات الخدمة. عملها تطوعي وليس لها سلطة تنفيذية، لأن مسؤولية التنفيذ تقع على عاتق السلطة التنفيذية التي لها دور محدود في توجيهها.
الفرق الموجهة ذاتياً:
يتكون أعضاؤها من وحدة وظيفية واحدة مسؤولة عن تنفيذ الأعمال المتكاملة. يتلقى أعضاء هذه الفرق التدريب اللازم على المهارات الوظيفية قبل بدء العمل، وسيقوم الفريق بعد ذلك بتحديد الاحتياجات التدريبية المطلوبة من قبل أعضائه. هنا، تكون القيادة بين أعضاء الفريق دورية، ويتم اتخاذ القرارات بمشاركة الجميع. وحقيقة يضع أعضاء الفريق الأهداف، ويراجعون الأعمال، ويقيسون الأداء، وينسقون مع الإدارات الأخرى. يتولى الفريق الإجراءات التأديبية والجنائية داخليًا.
فرق الإدارة الذاتية:
تعمل بمستويات مختلفة من الأذونات، بدون مدير مرئي. بالإضافة إلى أداء مهام محددة، بما في ذلك التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، فإنه يتعاقد مع السلطة التنفيذية لأداء واجباتها. تتعلم وتشارك في العمل الذي يؤديه المديرون غالبًا. اجتماعاتها أسبوعية. تقوم هذه الفرق بتصميم وتنفيذ التدريب اللازم لأعضائها وهو يقوم بتعيين الأعضاء الجدد وتوجيههم، وتحديد مستويات الأداء، وقياسهم، وتقديم الملاحظات. ويكون مسؤولا عن التنفيذ.
تشكيل الفريق:
الخطوة الأولى في تشكيل الفريق هي تحديد الأهداف اللازمة لتلبية حاجة معينة أو حل مشكلة ما. قد تُترك هذه المهمة أحيانًا للفريق لتحديدها ويجب القيام بها في شكل تحسينات أو مزايا ملموسة، مع تحديد الوقت النهائي للإكمال، والخطوات، والتوصيات، والتحليل المطلوب، وخطط العمل، والتقارير التي يجب تقديمها وعددها وتاريخها (أسبوعيًا أو شهريًا) والموظف الذي استلمها. وهي تحدد الموارد المتاحة للفريق وقد تشمل مستشارًا إداريًا مسؤولاً عن الاتصال بالفريق. أخيرًا، اختر المجموعة الرئيسية التي ستحدد جدول أعمال الاجتماع الأول واختر أعضاء الفريق الذين سيسهلون مهامهم.
تحديد مستوى السلطة:
تبدأ العديد من الفرق العمل دون تحديد أذوناتها بوضوح، مما يحبط أعضاء الفريق. لذلك، يجب تحديد هذه الصلاحيات منذ البداية. هناك عدة خيارات عند تحديد مستوى الإذن، بما في ذلك:
1- ابحث في المشكلة وطوّر حلًا واترك اتخاذ القرار للإدارة.
2- تحديد البدائل المتاحة وإيجابيات وسلبيات كل منها وترك مهمة اختيار البديل الأفضل للآخرين.
3- التوصية بخطة العمل وترك الموافقة للإدارة.
4- كتابة تقرير يعكس آراء الفريق وانتظار الموافقة أو بدء العمل.
5- تنفيذ العمل ثم كتابة تقرير بالنتائج المحققة.
6- قم بالعمل واكتب التقارير فقط في حالة الرسوب.
تأسيس العضوية:
يمكن أن يتكون أعضاء الفريق من نفس وحدة الأعمال أو من وحدات ومستويات مختلفة. من الأفضل التطوع للانضمام إلى الفريق حتى يكون هناك التزام. إحدى المشكلات الشائكة التي تواجهها معظم الفرق هي عملية جلب أعضاء جدد، وإقالة أو إزالة الأعضاء القدامى، وما إذا كان من الصعب الحصول على عدد كافٍ من القواعد متطوع: يجب ألا يكون لديك منصب شاغر في فريق لفترات طويلة من الوقت دون موافقة بالإجماع من أعضاء الفريق.
بشكل عام، هناك أوقات نموذجية ينضم فيها أعضاء جدد. الفرق التي لديها أسئلة أو على أعتاب مرحلة جديدة لا ترحب بالأعضاء الجدد. كلما ارتفعت نسبة الأعضاء الجدد، زادت مقاومة الأعضاء القدامى.
حجم الفريق المثالي:
إذا كانت الأهداف والمهام معقدة وتتطلب مستوى عاليًا من المهارة، فإن الحجم المثالي هو 6 إلى 12 عضوًا. إذا كانت المهمة بسيطة، يجب أن يكون الرقم أصغر بحيث يكون على كل عضو القيام بعمل. إذا كان حجم الفريق كبيرًا نسبيًا (15 25)، فلا ينبغي مناقشة التفاصيل من قبل الجميع، ولكن يتم تفويض بعض المهام لأشخاص من الفريق الرئيسي.
توجيه الأعضاء الجدد:
التوجيه هو مسؤولية الأعضاء القدامى ويجب أن يتم في غضون 30 يومًا من انضمام العضو الجديد إلى الفريق. يقوم الأعضاء الجدد بمراجعة محاضر الاجتماعات من الجلسات السابقة، والأهداف التي تم تشكيل الفريق من أجلها، وتلقي أعضاء التدريب، ومناقشة الأدوار والمسؤوليات المختلفة.
أدوار أعضاء الفريق:
يجب تحديد الأدوار بوضوح في بداية كل اجتماع. يجب أن تكون هذه الأدوار مرنة للسماح بتناوب الأدوار والمسؤوليات بين الأعضاء.
مسئوليات قائد الفريق:
تبادل المعلومات والمعرفة والمهارات مع أعضاء الفريق الآخرين، وشرح السياسات وتعليمات العمل، وشرح كيفية إدارة العمل بفعالية وتقييم النتائج. ينشئ قنوات اتصال بين الإدارات ويشجع الأعضاء على العمل بطرق مبتكرة وقابلة للمخاطر. السلوك النموذجي وسلوك المكافأة تأثير. التعرف على أهداف الفريق داخليًا وخارجيًا، ونقل نتائج الفريق إلى الإدارة، والعمل كوسيط عند اندلاع الخلافات.
