مهارات تدريبية تجعل منك محترف في السكرتارية التنفيذية في القرن 21
السكرتارية
الأمانة هي وظيفة تعتمد على البيانات والمعلومات حول عمل منظمة، أو نيابة عن شخص آخر، وعادة ما يكون المدير المسؤول، تُعرف الأمانة أيضًا باسم الشخص الذي يعمل لحساب شخص آخر، أو في مكتب رسمي للمساعدة في أداء المهام الإدارية ومتابعة المراسلات والسجلات. من تعريف آخر للسكرتارية: هذا العمل المتعلق بمسؤوليات فرد يعمل داخل شركة أو جمعية أو مؤسسة وينطوي على متابعة الأمور الإدارية الموكلة إليها، مثل حفظ المستندات وكتابة البيانات والقيام بأعمال المكتب.
أصبح العمل السكرتاري لا غنى عنه في جميع الشركات ضمن هيكلها التنظيمي، ويعتمد هذا العمل على تمايز الموظفين في مجموعة من المهارات والقدرة على تطبيق مهامهم الإدارية والوظيفية. لتقلد الأدوار السكرتارية ؛ من أجل الحفاظ على تطبيق هذه الوظائف، مثل كتابة وجدولة المواعيد، والاحتفاظ بالمستندات المهمة بطريقة يسهل الوصول إليها، تختار بعض الإدارات موظفي السكرتارية من فئات معينة، أهمها خاصة ومتخصصة السكرتارية ؛ لأداء العديد من الوظائف والمهام في حدود إمكانيات كل فرد بما يتضح هنا الأهمية العامة للأمانة العامة، ومساعدتها على القيام بمهامها العديدة وتقديم المساعدة والدعم لكافة المهام الإدارية.
كما نعلم جميعًا، فإن صورة مهنة السكرتارية قديمة نسبيًا. نظرًا لأنه يعتمد على أفكار سابقة لا علاقة لها بطبيعة الإدارة الحديثة، يعتقد معظم الناس أن دور السكرتير يقتصر على الرد على المكالمات الهاتفية وتنظيم المستندات والبريد من أجل تمريرها إلى المديرين، ولكن تختلف مهنة السكرتير عن مهن أخرى في ذلك أنت بحاجة إلى معدل ذكاء عالٍ، والقدرة على التعامل مع الآخرين، ومظهر مقبول وبيئة عمل.
كيفية النجاح في عمل السكرتارية
يعتمد نجاح السكرتيرة التي تريد التميز على امتلاكها مجموعة من الصفات والمهارات، ويجب عليها أيضًا فهم المهام الخاصة في هذه الوظيفة. فيما يلي معلومات عن أهم المهارات والمهام التي يحتاجها السكرتير. أعمال السكرتارية:
مهارات السكرتارية
يتطلب العمل في مجال السكرتارية المهارات التالية:
- جيد في استخدام مهارات الاتصال الكتابي والشفوي.
- القدرة على المتابعة الدقيقة لأعمال المكتب.
- القدرة على استخدام لغة العلم والإدارة، أي اللغة الإنجليزية، في التحرير والكتابة.
- ضمان مسؤوليات الوظيفة، مثل إنشاء المستندات وإعدادها، واستخدام المحتوى الرقمي على الإنترنت.
- مهارات تنظيمية ممتازة ؛ أي موازنة مجموعة من المهام، مثل الاجتماعات والأحداث، مع الوظائف الأخرى التي يجب ربطها بجدول زمني محدد.
مهام السكرتارية
يُطلب من الأمناء أداء عدة مهام تدخل في نطاق عملهم السكرتاري، وهي:
- استلام البريد اليومي وتصنيفه وتسجيل دخوله وخروجه ثم إرساله إلى الدائرة أو القسم الخاص به وحفظه للرجوع إليه مستقبلاً عند الضرورة.
- إعداد وكتابة التعليمات والقرارات والأمور الإدارية الأخرى الصادرة بتوجيه من الإدارة أو الإدارات الداخلية والخارجية، ثم متابعة المراسلات المرسلة بالبريد العادي أو البريد الإلكتروني أو الفاكس أو أي وسيلة أخرى.
- تقديم ملخصات لإدارة الأخبار اليومية والرسائل الإخبارية الإلكترونية وضمان الوصول إلى القصص الإخبارية التي تحتوي على أي معلومات ذات صلة بطبيعة عمل الشركة.
- تاريخ وتسجيل وتغيير وإلغاء اجتماعات الفرع التنفيذي أو الزيارات أو المقابلات الخاصة، سواء في مباني الشركة مع الموظفين أو الغرباء، أو في الاجتماعات الخارجية مثل المؤتمرات.
- تعامل مع الاتصالات الهاتفية وقم بتمريرها إلى المدير أو الشخص المسؤول وفقًا للتعليمات المتفق عليها مسبقًا، وتأكد من إعداد دليل ودفتر عناوين مع مجموعة من المعلومات حول أرقام هواتف جهات الاتصال الدائمة وعناوين بريدهم الإلكتروني .
- القيام بجميع المهام العامة المتعلقة بأعمال السكرتارية، مثل استخدام الكمبيوتر، والطباعة، ونسخ المستندات، والتصوير، وتصميم النماذج، وما إلى ذلك.
أنواع السكرتارية
أنواع أعمال السكرتارية وهي:
- السكرتير الخاص: هو سكرتير بمواصفات معينة يحددها المدير، ويختار موظفًا أو أكثر للعمل في الأمانة الخاصة للإدارة التنفيذية لأداء مجموعة من المهام، منها:
- نرحب بجميع الزوار.
- حفظ الملفات والوثائق الإدارية في المحفوظات.
- مساعدة المديرين في جدولة الاجتماعات أو رحلات العمل.
- تنظيم المواعيد الخاصة في المدير.
- السكرتير المهني: يشير إلى السكرتير الذي يشارك في أعمال أو مهام متخصصة في مجال معين، مثل السكرتير القانوني أو السكرتير الاقتصادي أو السكرتير الفني أو مجالات أخرى.
- فحص المعلومات أو المستندات التي تقدمها الدائرة التي تدخل في اختصاص الوزير لإبداء الرأي بشأنها أو إعداد ملخص مناسب.
- المشاركة في الاجتماعات الإدارية ضمن النطاق الإشرافي ؛ تقديم المشورة والمعلومات اللازمة.
- تتبع البحوث والتقارير في مجال الاختصاص ورفعها للجهات المختصة عند الاقتضاء.
- حفظ وتسجيل وتنظيم الوثائق والمستندات الخاصة ذات الطابع المهني.
أهمية السكرتارية
تعتبر الأمانة العامة للمؤسسة من الإدارات المهمة، حيث تقوم بعدد من الأنشطة، ويمكن تلخيص أهميتها في بيئة العمل على النحو التالي: [8]
- تقليل العبء الإداري على المديرين ؛ من خلال القيام بالعمل اليومي في المكتب.
- تفعيل التنسيق بين المديرين والشركات ذات الصلة.
- تزويد المديرين بالمعلومات التي ستساعدهم في اتخاذ القرارات الصحيحة.
- ضمان التواصل الفعال بين الإدارة والأطراف الأخرى داخل وخارج الشركة.
نشأة السكرتارية
يعتبر العمل السكرتاري عملاً عتيقاً كان يقتصر في السابق على حفظ الأسرار، وتعتمد الشروط التي يقبلها الموظف بشكل أساسي على قدرته على القراءة والكتابة، فضلاً عن تميزه بالأخلاق والأمانة. تم ربط تطورها العمل في الثورة الصناعية في أوروبا، ظهر الكثير من المعدات والتجهيزات المكتبية للمساعدة في أعمال السكرتارية ؛ مما ساعد على تعزيز وجود هذا العمل في مجالات العمل المختلفة
