تعرف على التدريب الإداري للموظفين في 3 مفاهيم
إن التدريب الإداري للموظفين الجدد لإعدادهم للتحديات التي يواجهونها في الوظيفة، فضلاً عن صقل وتعزيز المعرفة والمهارات والخبرة للموظفين الأكبر سنًا.
يتم اعتماد إحدى هذه الصيغ من تعريف الوظيفة، حيث تستمد المهام والأدوار التي يتعين أداؤها من الهدف المتمثل في تحديد الهيكل التنظيمي لكل وظيفة.
المزيد من المسؤوليات الوظيفية والمهارات والمؤهلات والخبرة المتعلقة بالممارسات الإدارية البحتة مثل المراقبة والقيادة والتحفيز والتقييم والتخطيط والتنظيم والتحكم وتطبيق السياسات والقواعد وحل المشكلات الإدارية ؛ تُستخدم برامج التدريب التنفيذي في المقام الأول لتعويض الثغرات في المعرفة والمهارات العقلية والسلوكية لهؤلاء الناس ممارسة.
لذلك، فإن التدريب الإداري للموظفين هو عملية رسمية وغير رسمية تتم مباشرة في قاعة التدريب أو بين الرؤساء والمرؤوسين، بهدف تطوير التزام الموظفين بأداء المهام الإدارية بأفضل طريقة ممكنة من خلال تحسين معارفهم ومهاراتهم وخبراتهم و المواقف، وكذلك تنميتها وصقلها.
لضمان فعالية التدريب الإداري للموظفين، يجب الالتزام بأربعة مبادئ أساسية، منها:
أ – المشاركة: إن انخراط المتعلم في عملية التدريب الإداري للموظفين لا يزيد من سرعة التعلم فحسب، بل يعزز أيضًا ما تعلمه الفرد على مدى فترة زمنية أطول. في قاعة التدريب، سيكون للمشاركين الذين يشاركون في الحوار والمناقشة والاستفسار فرص تعلم أفضل من أولئك الذين يحضرون بشكل سلبي.
التكرار ب: يساعد التكرار على تحديد ما تعلمه الفرد. يعتقد علماء النفس أن التكرار يجب أن ينتشر على مدى فترة طويلة نسبيًا ؛ حتى يكون فعالاً.
ج- إمكانية ترجمة ما تعلمه المتدرب إلى ممارسة: يكون التدريب الإداري للموظفين فعّالاً عندما يستفيد المتدرب من المعرفة المكتسبة أثناء التدريب في العمل الفعلي. تشمل العوامل التي تساعد في هذا الصدد محاولة محاكاة ظروف العمل الفعلية والأدوات المستخدمة في الوظيفة أثناء التدريب. يمكن قول الشيء نفسه لمهارات الإدارة.
معلومات التغذية الراجعة: يحتاج المتعلمون إلى تدفق التغذية الراجعة على نتائج أفعالهم لتحديد مدى فعالية التدريب الإداري للموظفين. على سبيل المثال، هل غيّر التدريب سلوكه؟ ما أوجه القصور التي يجب تصحيحها؟ بدون هذا، لن يكون قادرًا على الحكم بشكل صحيح على فعالية التعلم.
يعد نظام التصنيف 360 درجة أحد أكثر أنواع أنظمة التغذية المرتدة شيوعًا اليوم.
في هذا النوع من التقييم، تُستخدم مصادر متعددة للمعلومات لتقييم أداء الفرد، حيث لا يقتصر الأمر على الرؤساء (عادةً)، بل يمتد أيضًا من الزملاء والمرؤوسين والرؤساء، ولكن من الشخص نفسه.
أنواع التدريب الإداري:
تقدم معظم المؤسسات الكبيرة عادةً ستة أنواع من التدريب الإداري للموظفين، ولكل منها أهداف مختلفة:
1- التدريب في بداية الخدمة: ويشمل التدريب على البرامج التمهيدية والتعريفية، وكذلك برامج التدريب الإداري للموظفين الجدد على مهارات العمل.
تم تصميم هذه البرامج وتنفيذها لتزويد الموظفين الجدد بالمعرفة التنظيمية، فضلاً عن الاتجاهات الأساسية والمهارات الوظيفية المطلوبة للأداء الوظيفي الأولي.
2- التدريب العلاجي: يشمل هذا التدريب أي شكل من أشكال التدريب الرسمي أو غير الرسمي الذي يهدف إلى تصحيح أوجه القصور الواضحة في معرفة الموظف أو مهاراته أو مواقفه.
3- التدريب المعزز للكفاءات أو التدريب المتقدم: تم تصميم هذه البرامج لتحسين أو توسيع أو زيادة أو تحديث المهارات الوظيفية والمعرفة.
4- إعادة التدريب: تهدف هذه البرامج إلى تزويد العاملين بمهارات جديدة لتحل محل تلك التي عفا عليها الزمن بسبب التقدم التكنولوجي أو ظهور معدات حديثة أو عمليات جديدة أو منتجات جديدة.
5- تدريب متعدد الجوانب: يسمى أحيانًا تدريب تحسين المهارات أو تدريب النشر. هذه البرامج هي وسيلة لتطوير العمال ذوي المهارات المتعددة، والأفراد الذين يمكنهم التكيف مع احتياجات العمل المتغيرة والتقدم التكنولوجي. يعد التدريب متعدد الجوانب إستراتيجية مهمة لجعل المنظمة أكثر تنافسية الإنتاجية، حيث إنها تشجع الاستقرار والاستجابة السريعة للتغيير، وتجنب تسريح العمال، وتعوض الانقباضات المحتملة في توريد العمالة المؤهلة.
6- تدريب العودة إلى العمل: ويشمل التدريب لمن تغيبوا عن العمل لفترات طويلة ويحتاجون إلى تدريب أولي لتحديث المهارات والمعرفة المطلوبة للوظيفة. يستخدم المصطلح أيضًا لتدريب العائدين الذين عملوا في الخارج لفترة طويلة لمساعدتهم على التعامل مع الصدمة الثقافية. بسبب عودتهم إلى بلادهم بعد غياب طويل.
الاحتياجات التدريبية التي تستوجب المباشرة بعملية التدريب لإداري للموظفين:
1ـ دورة حياة العملية التدريبية:
يهدف التدريب الإداري للموظفين إلى رفع مستوى الإمكانات البشرية لمساعدة المنظمات والأفراد على تحقيق أهدافهم.
من المعروف أن قضايا أداء الموظفين في الماضي أو الحاضر أو المستقبل هي محور عملية التدريب، لذا فإن عملية تحديد الاحتياجات التدريبية هي المرحلة الأولى في دورة حياة العملية التدريبية، مما يساعد على تحسين التعامل مع قضايا الأداء. ولكنها لا تقتصر على هذه المرحلة، وبدلاً من ذلك تتضمن هذه الحلقة ما يلي:
أ – تخطيط وتصميم التدريب: تعني هذه المرحلة الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة لتلبية احتياجات تدريبية محددة.
يجب أن يركز التدريب الإداري للموظفين كعملية تدريبية، سواء بالنسبة للفرد أو المجموعة، على النتيجة المرجوة، والتي عادة ما تكون زيادة في الأداء. لذلك، ينتهي التدريب فقط بتحسين الأداء هذا.
في هذه المرحلة، يجب تصميم التدريب، وهو ما يعني تطبيق تقنيات التدريب لاكتساب فرص التعلم. إذا تم تحديد أهداف واقعية ودقيقة للمشروع، فسيتم تصميم فرص التعلم لمطابقة تلك الأهداف إلى حد ما.
ب- تنفيذ التدريب: يعتمد التنفيذ الناجح للتدريب على عدة عوامل أهمها التحديد الدقيق للاحتياجات التدريبية، ووعي المتدربين بالاحتياجات التدريبية، والدعم من الإدارة العليا، والاختيار الناجح لأساليب التدريب، وأخيراً تدريب المعلمين لديهم. المهارات اللازمة لدعم الاحتياجات التعليمية الفردية.
ج- تقييم عملية التدريب: يجب أن تجيب هذه المرحلة على الأسئلة التالية: ما مدى فائدة البرنامج التدريبي؟
نظرًا لأن نتائج التدريب يجب أن تفيد المتدرب والمؤسسة على حد سواء، يجب تصميم البرنامج بطريقة تسمح بقياس التحسن.
2ـ مفهوم تحديد الاحتياجات التدريبية:
تحديد الاحتياجات التدريبية هو مرحلة في دورة حياة العملية التدريبية، والتي تسبق المراحل الثلاث المذكورة أعلاه.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الناس لا يتصرفون بالشكل المتوقع، ويمكن إضافتها على النحو التالي:
> لا يعرفون كيف ومتى يؤدون المهام، فالمشكلة تكمن في نقص المعرفة والمهارات.
> إنهم لا يحفزون الأداء، والمشكلة هنا هي عدم وجود عملية تحفيزية، وبالتالي فإن نظام الحوافز الذي يدعو العمال لحضور التدريب يحتاج إلى التصحيح.
> هناك شيء يمنعهم من العمل، سواء في المنظمة أو في البيئة، والمشكلة هنا هي المنظمة والبيئة التي تعمل فيها.
لذلك، فإن تحديد الاحتياجات التدريبية يعني تحليل مجالات عدم التوازن بين الأداء المستهدف والأداء الحالي الناجم عن واحد أو أكثر من الأسباب المذكورة أعلاه.
يمثل تحديد الاحتياجات التدريبية أيضًا مرحلة تشخيصية لعملية التدريب الإداري للموظفين ، حيث يصعب تحديد من هم المشمولين بالتدريب، وأهداف التدريب، وما هو مخطط وكيف يمكن تقديم التدريب، وتقييم موضوعي لـ الأنشطة التدريبية دون تقييم دقيق وموضوعي تحديد الاحتياجات التدريبية.
لذلك فإن تحديد الاحتياجات التدريبية يجب أن يجيب على خمسة أسئلة رئيسية: أين يتم التدريب (عضوي أم مهني)؟ من يجب تدريبه؟ ما هو محتوى التدريب؟ ما هي النتائج المتوقعة بعد التمرين؟ متى تكون نتائج التدريب ملموسة للمتدرب والمنظمة؟
هناك ثلاث طرق رئيسية لتحديد التدريب الإداري للموظفين :
الطريقة الأولى – التحليل التنظيمي: عند استخدام طريقة التحليل التنظيمي لتحديد احتياجات التدريب، ينصب التركيز على فهم المكان المطلوب للتدريب (القسم أو القسم أو الفرع)، (وما هو التدريب)، لتلبية احتياجات التدريب. المشاكل التي تواجهها، عند تحليل المنظمة، من الضروري التمييز بين جانبين رئيسيين:
تحليل الهيكل التنظيمي، تحليل المناخ التنظيمي، فيما يلي بعض مؤشرات التدريب الخاصة بكل منهما:
أ – المؤشرات الناتجة عن تحليل الهيكل التنظيمي: من خلال تحليل الهيكل التنظيمي، يمكن استشعار التغييرات في الهيكل التنظيمي لعمل الفرد، والتي يمكن أن تساعد في تحديد الاحتياجات التدريبية غير المعبر عنها والتي قد تؤثر على كفاءات الفرد بسبب هذه التعديلات، وفي السبب في المؤشر أذكر ما يلي: خلق وظائف جديدة، وإلغاء الوظائف الحالية، وتعديل الواجبات والمسؤوليات لبعض الوظائف، وتغيير الموقع التنظيمي لبعض الوظائف، وتفويض بعض الوظائف الأعلى لخفض الوظائف، وتركيز بعض الوظائف بدلاً من تفريقها، وخلق وظائف جديدة. نشاط أو إيقاف بعض الأنشطة الحالية. من خلال إضافة أو تقليل عدد الموظفين، تكون اللجان غير فعالة وتقضي الكثير من الوقت في مناقشة الموضوعات.
ب- المؤشرات المشتقة من تحليل المناخ التنظيمي: المناخ التنظيمي هو مقياس لدرجة الحرارة التنظيمية ويمكن الاستدلال عليه من مجموعة من المؤشرات التي تساعد في تحديد الاحتياجات التدريبية، مثل: ارتفاع شكاوى الموظفين، ودوران الموظفين المرتفع، والتغيب العالي والتأخير في ساعات العمل و ارتفاع معدلات حوادث العمل، وشكاوى العملاء المرتفعة، وانخفاض الروح المعنوية في استبيانات سلوك الموظفين، وانخفاض الإحساس بالانتماء والولاء للمؤسسة.
الطريقة الثانية ـ تحليل العمل:
يمكن لطريقة تحليل الوظيفة تحديد التدريب الإداري للموظفين من خلال دراسة قائمة الأوصاف الوظيفية في المنظمة، والتي تتضمن مهام كل وظيفة والمواصفات التي يجب أن يفي بها شاغلو تلك الوظائف. من هذا البحث، يمكن إضافة بعض مقاييس التدريب، مثل:
> الفروق بين مهارات وقدرات العاملين ومتطلبات الوظيفة.
> عدم توافق المؤهلات العلمية أو الخبرة العملية للأفراد مع متطلبات أداء الوظيفة.
> يختلف النمط السلوكي الفعلي للفرد عن النمط المتوقع المحدد في قائمة الوصف الوظيفي.
الطريقة الثالثة ـ تحليل الفرد:
في هذا النهج، يتم التركيز على المستوى الفعلي لأداء الفرد ومدى إمكانية تحسين هذا الأداء من خلال التدريب، ويمكن اشتقاق بعض مقاييس التدريب من المصادر التالية:
> نتائج تقييمات الأداء (التقييمات الرسمية) التي يجب إجراؤها بانتظام في المنظمة.
> يقوم المشرفون بمراقبة أداء المرؤوسين (التقييم غير الرسمي).
> نتائج الاختبارات التي تجريها المؤسسة من وقت لآخر مثل اختبارات القدرات ومراكز التقييم.
> نتائج استطلاع الرأي التي يمكن إجراؤها من وقت لآخر لفهم تصورات الأفراد عن أدائهم الحالي ومستوى حاجتهم إلى التدريب.
