كل ما تريد معرفته عن إدارة الوقت
إدارة الوقت هي عملية تخطيط تُستخدم للتحكم في الوقت الذي يقضيه الأشخاص في الأنشطة المختلفة.
إنه نشاط مجمع يسعى إلى تعظيم الفائدة الإجمالية لمجموعة من الأنشطة الأخرى ضمن شروط حدودية لفترات زمنية محدودة حيث لا يمكن إدارة الوقت نفسه لأنه ثابت. يمكن المساعدة في إدارة الوقت من خلال مجموعة من المهارات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإدارة الوقت عند إكمال المهام والمشاريع والأهداف المحدد يتوافق مع تاريخ الاستحقاق. في البداية، أشارت إدارة الوقت فقط إلى أنشطة الأعمال أو العمل، ولكن في النهاية تم توسيع المصطلح ليشمل الأنشطة الشخصية. نظام إدارة الوقت عبارة عن مجموعة من العمليات والأدوات والتقنيات والأساليب المخصصة. عادة ما تكون إدارة الوقت مطلوبة في أي مشروع تطوير لأنها تحدد وقت إنجاز المشروع ونطاقه.
تشمل الموضوعات الرئيسية في أدبيات إدارة الوقت ما يلي:
– خلق بيئة مواتية للفعالية.
– تحديد الأولويات.
– أنشطة حول تحديد الأولويات.
– العمليات ذات الصلة لتقليل الوقت المستغرق في الأولويات غير ذات الأولوية.
حوافز لتغيير السلوك لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية المتعلقة بالوقت.
ترتبطُ إدارة الوقت بمفاهيم مختلفة مثل:
- إدارة المشروع: يمكن اعتبار إدارة الوقت كمجموعة فرعية من إدارة المشروع، وغالبًا ما يشار إليها باسم تخطيط المشروع وجدولة المشروع، وقد تم تحديد إدارة الوقت كإحدى الوظائف الرئيسية المحددة في إدارة المشروع.
تهتم إدارة الانتباه بإدارة الموارد المعرفية، وخاصة الوقت الذي يركز فيه البشر (وتنظيم عقول الموظفين) لأداء أنشطة معينة.
- إدارة الوقت التنظيمي هي علم تحديد وتقييم وتقليل تكلفة الوقت داخل المنظمة، والإبلاغ عن وتقييم الاستدامة المالية، والوقت الضائع والفعال داخل المنظمة، ودراسة الجدوى لتحويل الوقت الضائع إلى وقت منتِج من خلال التمويل بإيجابية. العائد على الاستثمار المنتجات أو الخدمات أو المشاريع أو البرامج.
طرق إدارة الوقت تعد إدارة الوقت مهمة لإكمال المهام بفعالية وكفاءة، فالأساليب التالية تساعد في إدارة الوقت
خلق بيئة فعالة
تؤكد بعض الأدبيات [المتعلقة بإدارة الوقت] على مهمة خلق بيئة مواتية لبيئة فعالة حقًا. تتضمن هذه الاستراتيجيات المبادئ التالية:
– “تنظيم ” فرز الأوراق والمهام.
– “حماية الوقت” العزل والعزل والتفويض.
يتم تحقيق ذلك من خلال إدارة الهدف والتركيز التحفيزي من خلال التركيز على الهدف.
التعافي من عادات الوقت السيئ. التعافي من المشاكل النفسية الكامنة، مثل التسويف.
يشير المؤلفون إلى الحاجة إلى خلق بيئة فعالة، مثل وجود مكتب أو منزل مرتب لإطلاق العنان للإبداع، والحاجة إلى حماية أوقات الذروة، وتركز الأدبيات أيضًا على التغلب على المشكلات النفسية المزمنة مثل التسويف.
قد يكون العجز المفرط والمزمن عن إدارة الوقت بشكل فعال مصدر قلق بسبب اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه أو اضطراب نقص الانتباه (ADD) من قبل بعض المؤلفين على قشرة الفص الجبهي، الجزء الأكثر تطورًا من الدماغ مؤخرًا. يتحكم في مدى الانتباه والتحكم في الانفعالات والتنظيم والتعلم من التجربة والمراقبة الذاتية والمزيد. يعتقد بعض المؤلفين أن تغيير طريقة عمل قشرة الفص الجبهي أمر ممكن وقد يقدم حلاً.
تحديد الأولويات والأهداف
غالبًا ما ترتبط استراتيجيات إدارة الوقت بالتوصية بتحديد الأهداف الشخصية. تؤكد الأدبيات على المواضيع التالية:
– العمل بترتيب أولويات تحديد الأهداف وتحديد الأولويات.
– تعيين أهداف الجاذبية لعمل السحب التلقائي.
يتم تسجيل هذه الأهداف ويمكن تقسيمها إلى مشروع بسيط أو خطة عمل أو قائمة مهام. بالنسبة للمهام أو الأهداف الفردية، يمكنك تعيين الأهمية وتواريخ الاستحقاق والأولويات. ينتج عن هذه العملية خطة مع قائمة مهام أو جدول زمني أو تقويم أحداث. قد يوصي المؤلف بدورة تخطيط يومية أو أسبوعية المراحل الشهرية أو غيرها من المراحل المتعلقة بالخطط المختلفة أو نطاق المراجعة. يتم ذلك بطرق مختلفة كما هو موضح أدناه.
ABCD تحليل
أحد الأساليب التي استخدمت منذ فترة طويلة في مجال الأعمال هو تصنيف البيانات الضخمة. عادة ما يتم تصنيف هذه المجموعات (أ) و (ب) و (ج) و (د) – ومن هنا جاء الاسم. يتم تنظيم الأنشطة وفقًا للمعايير العامة التالية:
أ- تعتبر مهمة هامة وعاجلة.
ب – المهام المهمة ولكنها ليست ملحة .
ج- المهام غير المهمة ولكنها عاجلة .
د – المهام غير المهمة وغير العاجلة .
كل مجموعة في ترتيب الأولوية. لمزيد من تحديد الأولويات، يختار البعض تصنيف المشاريع “ب” أو “أ” أو “ج”. يمكن أن يشمل تحليل ABC أكثر من ثلاث مجموعات.
غالبًا ما يستخدم تحليل B C D جنبًا إلى جنب مع تحليل باريتو
تحليل باريتو
فكرة باريتو هي أن 80٪ من المهام يمكن إنجازها في 20٪ من الوقت المتاح. تستغرق 20٪ المتبقية من المهام 80٪ من الوقت. يستخدم هذا المبدأ لتقسيم المهمة إلى قسمين. وفقًا لنموذج تحليل باريتو هذا، يوصى بتعيين أولوية أعلى للمهام التي تنتمي إلى الفئة الأولى.
يمكن أيضًا استخدام قاعدة 80-20 لزيادة الإنتاجية: لنفترض أن تنفيذ 20٪ من المهام سيوفر لك 80٪ من الإنتاجية. وبالمثل، يمكن أن تُعزى 80٪ من النتائج إلى 20٪ من النشاط. [7] إذا كانت الإنتاجية هي الهدف من إدارة الوقت، فيجب إعطاء هذه المهام أولوية أعلى.
يعتمد ذلك على الطريقة المستخدمة لإكمال المهمة، فهناك دائمًا طريقة أبسط وأسهل لإكمال المهمة، إذا استخدمنا طرقًا معقدة، فسوف يستغرق الأمر وقتًا طويلاً، لذلك حاول دائمًا إيجاد طرق بديلة لإكمال كل مهمة.
طريقة ايزنهاور
طريقة أيزنهاور مشتقة من دوايت أيزنهاور: لدي نوعان من المشاكل، عاجلة ومهمة. المهم ليس مهمًا، والمهمة ليست ملحة أبدًا.
يتم تقييم المهام باستخدام مبادئ قرار أيزنهاور، باستخدام المعايير المهمة / غير المهمة والعاجلة / غير العاجلة [9] [10]، ثم يتم وضعها في الأشكال الرباعية وفقًا لمصفوفة أيزنهاور (المعروفة أيضًا باسم صندوق أيزنهاور أو مصفوفة قرار أيزنهاور) . كالتالي: بتقسيم المهمة إلى:
– الأحداث الهامة / العاجلة الفورية والشخصية على سبيل المثال.
طريقة تفاعل الدومينو
الفكرة هي أن هناك إجراءات تستثمر فيها في نفس الوقت ويتم إنشاؤها في قنوات مختلفة بمرور الوقت. تعد كتابة هذا الكتاب بمثابة عملية، لأنها تتطلب جهدًا لمرة واحدة، وبمجرد الانتهاء من ذلك، يستمر في خدمتك.
طريقة POSEC
POSEC هو اختصار لـ تحديد الأولويات من خلال التنظيم والتبسيط والاقتصاد والمساهمة. يفرض هذا النمط نموذجًا يؤكد الأمان العاطفي والمالي للأشخاص العاديين. إنه يظهر أن الأفراد أكثر قدرة على تحمل المسؤولية الجماعية من خلال الاهتمام بمسؤولياتهم الفردية أولاً.
النص الأصلي في الاختصار هو التسلسل الهرمي للوعي الذاتي، والذي يعكس تسلسل أبراهام ماسلو الهرمي للاحتياجات:
حدد الأولويات – وقتك وحدد أهداف حياتك.
التنظيم – أشياء عليك القيام بها بانتظام لتكون ناجحًا (الأسرة، الشؤون المالية).
تبسيط – أشياء ربما لا تريد القيام بها ولكن يجب عليك القيام بها (العمل والأعمال المنزلية).
اقتصادية – أشياء عليك القيام بها أو حتى القيام بها، ولكنها ليست ملحة (الترفيه والتواصل الاجتماعي).
المساهمة – من خلال التركيز على الأشياء القليلة المتبقية التي تحدث فرقًا (الالتزام الاجتماعي).
تنفيذ الأهداف
قائمة المهام (المعروفة أيضًا باسم قائمة المهام أو قائمة المهام) هي قائمة بالمهام التي يجب إكمالها، مثل المهام أو الخطوات لإكمال مشروع، وهي أداة جرد تعمل كبديل أو مكمل للذاكرة.
تُستخدم قوائم المهام للإدارة الذاتية، وقوائم البقالة، وإدارة الأعمال، وإدارة المشاريع، وتطوير البرامج، وقد تتضمن قوائم تحقق متعددة.
عند اكتمال عنصر في قائمة المهام، يتم تحديد المهمة أو تجاهلها. تتمثل الطريقة التقليدية في تدوينها على قطعة من الورق، عادةً على لوحة ملاحظات، ولكن يمكن أيضًا أن تكون قوائم المهام في شكل قوائم مراجعة على الورق أو البرامج.
توصي المؤلفة Julie Morgenstern بما يجب وما لا يجب فعله في إدارة الوقت، بما في ذلك:
خطط لكل الأشياء المهمة عن طريق إنشاء قائمة مهام.
– خلق واحة من الوقت للجميع.
– قل “لا”.
– ضع الأولويات.
– لا تسقط كل شيء.
– لا تفترض أن المهام الحاسمة ستتم في وقت الفراغ.
يتوفر الآن العديد من المعادلات الرقمية، بما في ذلك تطبيقات إدارة المعلومات الشخصية (PIM) ومعظم المساعدين الرقميين الشخصيين (PDAs). هناك أيضًا العديد من تطبيقات قائمة المهام المستندة إلى الويب، والعديد منها مجاني.
تنظيم قائمة المهام
غالبًا ما يتم توضيح قوائم المهام، ويتكون أبسط نظام هرمي من قائمة مهام عامة (أو ملف مهمة) لتتبع جميع المهام التي يحتاج الشخص لإنجازها، وقائمة مهام يومية عن طريق نقل المهام من عام إلى تم إنشاؤه للمهام اليومية. مهمة. هناك طريقة أخرى تتمثل في إنشاء قائمة واجبات لتجنب المهام غير المرغوب فيها من الضروري. [14]
قوائم المهام غالبا ما تكون ذات أولوية:
تعتبر القائمة اليومية بالأشياء التي يجب القيام بها، مرقمة بترتيب الأهمية، والتي يتم إجراؤها بهذا الترتيب كل يوم، النصيحة الأكثر ربحية من المستشار Ivy Lee (1877-1934). شواب (1862-1939) رئيس شركة بيت لحم للصلب. [15] [16] [17]
كان Alan Leeken من أوائل المدافعين عن تحديد أولويات ABC، في عام 1973، في نظامه A، كانت العناصر الأكثر أهمية، تليها الأكثر أهمية، و C الأقل أهمية.
طريقة خاصة لتطبيق [طريقة ABC [18]] تعين أ للمهام التي يتعين أداؤها في يوم واحد، ب أسبوعيًا، ج شهريًا.
قم بتعيين أولوية لقائمة المهام اليومية، أو قم بتسجيل المهام حسب الأولوية القصوى، أو قم بتعيين رقم لها بعد الإدراج (1 للأولوية القصوى، 2 للأولوية الثانية، إلخ). سجل المهام بشكل أسرع. ]
هناك طريقة أخرى لتحديد أولويات المهام الإلزامية (المجموعة أ) وهي وضع الأشياء الأقل شيوعًا في المقام الأول. عند الانتهاء، تبدو بقية القائمة أسهل، ويمكن للمجموعتين “ب” و “ج” الاستفادة من نفس الفكرة، ولكن بدلاً من القيام بالمهمة الأولى، يتم تحفيزهم للقيام بمهام أخرى في القائمة لتجنب المهمة الأولى.
يقترح الكاتب البريطاني مارك فورستر نهجًا مختلفًا تمامًا في مقالتيه “القيام بذلك غدًا” و “أسرار أخرى لإدارة الوقت”، حيث يناقشان تحديد الأولويات غير المكتمل. اترك بعض عملك وراءك. يدعو هذا النهج إلى إنجاز كل شيء يوميًا، وإذا لم تتمكن من القيام به، فسيساعدك ذلك في تشخيص الخطأ الذي حدث وما يجب تغييره.
سلط العديد من المؤلفين الضوء على الصعوبات المحتملة لقوائم المهام، مثل:
يمكن أن تكون إدارة المخزون مسؤولة عن تنفيذها، والذي قد يكون بسبب التأخير الناجم عن أنشطة التخطيط الممتدة. هذا مشابه لشلل أي نشاط.
لكي يعمل نظام المهام، يجب أخذ مستويات معينة من التفاصيل كأمر مسلم به، وبدلاً من إعداد تنظيف المطبخ، وتنظيف غرفة النوم، وتنظيف الحمام، يكون إجراء التدبير المنزلي أكثر فاعلية وتوفير وقت الكتابة وتقليل العبء على نظام الإدارة (يتكبد نظام الإدخال لكل مهمة وقتًا إداريًا وتكاليف جهد، بالإضافة إلى التنفيذ المهام) ومع ذلك، فإن خطر توحيد المهام هو أن التدبير المنزلي قد يكون مرهقًا جدًا أو معرّفًا بشكل غريب في هذا المثال، مما يزيد من مخاطر التأخير أو سوء إدارة المشروع. تعد قائمة المهام الروتينية مضيعة للوقت. إذا كانت لديك عادة يومية لتنظيف أسنانك بالفرشاة، فلا يوجد سبب لوضعها في قائمة مهامك، وينطبق الشيء نفسه الأشياء تستيقظ، والطبخ، وما إلى ذلك. إذا كنت بحاجة إلى تتبع المهام اليومية، فقد يكون من المفيد استخدام قائمة أو مخطط قياسي لتجنب الاضطرار إلى إدراج هذه العناصر يدويًا مرارًا وتكرارًا.
لكي تظل أنظمة المهام مرنة، يجب أن تسمح بالكوارث، ويجب على الشركات الاستعداد للكوارث. حتى الكارثة الصغيرة، إذا لم يخصص أحد وقتًا للموقف، فقد تنتشر، مما قد يتسبب في إلحاق الضرر بالشركة. ]
لتجنب الوقوع في وضع الرفاهية، يجب أن يتضمن نظام المهمة أيضًا اجتماعات تخطيط وتقييم منتظمة (شهرية، نصف سنوية، سنوية) للتخلص من أوجه القصور والتأكد من توجيه المستخدمين في الاتجاه الصحيح المطلوب. ]
إذا لم يتم استخدام بعض الوقت بانتظام لتحقيق أهداف طويلة الأجل، فقد يكون الأفراد عالقين في وضع عقد دائم مع تخطيط قصير الأجل، مثل البقاء في وظيفة معينة لفترة أطول مما كان مخططًا له في الأصل.
تطبيقات برمجية
تستخدم العديد من الشركات برنامج تتبع الوقت لتتبع ساعات عمل الموظفين، وساعات العمل، وما إلى ذلك، مثل برامج إدارة الممارسات القانونية.
تدعم العديد من منتجات برامج إدارة الوقت عدة مستخدمين. أنها تسمح لأي شخص بتعيين المهام للمستخدمين الآخرين والتواصل باستخدام البرنامج.
يمكن اعتبار تطبيقات قائمة المهام خفيفة الوزن لإدارة المعلومات الشخصية أو برامج إدارة المشاريع.
قد تحتوي تطبيقات قائمة المهام الحديثة على تسلسلات هرمية للمهام مضمنة (تتكون المهام من مهام فرعية قد تحتوي مرة أخرى على مهام فرعية)، وقد تدعم طرقًا متعددة لتصفية قوائم المهام وفرزها، وقد تسمح لأحد بإقران كل منها تعليق طويل عشوائيًا لـ مهمة.
على عكس مفهوم السماح باستخدام طرق تصفية متعددة، يشتمل منتج برمجي واحد على الأقل أيضًا على مواقف يحاول فيها البرنامج تحديد أفضل مهمة ديناميكيًا في أي لحظة.
نظم إدارة الوقت
غالبًا ما تتضمن أنظمة إدارة الوقت ساعات أو تطبيقات قائمة على الويب لتتبع وقت عمل الموظف. تسمح أنظمة إدارة الوقت لأصحاب العمل باكتساب نظرة ثاقبة على القوى العاملة لديهم، مما يسمح لهم بمشاهدة وقت موظفيهم وتخطيطه وإدارته. يتيح القيام بذلك لأصحاب العمل التحكم في تكاليف العمالة وزيادة الإنتاجية. الشغل تعمل أنظمة إدارة الوقت على أتمتة العملية، مما يلغي الأعمال الورقية والمهام الشاقة.
إنجاز الأشياء
احصل على أشياء تم إنشاؤها بواسطة David Allen. الفكرة الأساسية لهذا الأسلوب هي القيام بكل المهام الصغيرة في وقت واحد، ثم تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر والبدء في العمل عليها الآن. السبب وراء ذلك هو تجنب الحمل الزائد للمعلومات أو تجميد الدماغ الذي يكون أكثر احتمالا عندما يكون هناك مئات المهام. الهدف من GTD هو تشجيع المستخدمين على وضع مهامهم وأفكارهم على الورق وتنظيمها بأسرع ما يمكن لسهولة الإدارة والمراقبة.
بومودورو
ابتكر الفنان فرانشيسكو سيريلو تقنية بومودورو في أواخر الثمانينيات وتم تحسينها تدريجيًا حتى تم تحديدها لاحقًا في عام 1992. هذه التقنية هي اسم الطماطم (الطماطم في المطبخ الإيطالي) التي استخدمها في الأصل Cirillo أثناء وجوده في الجامعة. يوصف بومودورو بأنه المقياس الأساسي للوقت في التكنولوجيا، والذي يُعرّف تقليديًا بأنه 30 دقيقة، بما في ذلك 25 دقيقة من العمل و 5 دقائق من الراحة. يوصي Cirillo أيضًا بالراحة لمدة 15 إلى 30 دقيقة بعد كل أربعة بومودوروس. من خلال التجارب التي شملت مجموعات العمل المختلفة وأنشطة التوجيه، حدد Cirillo بومودورو المثالي من 20 إلى 35 دقيقة.
هناك عدة أنواع من تقنيات بومودورو التي تسمح للأفراد بتعديل مبادئ تقنية بومودورو لتناسب أسلوب عملهم الشخصي بشكل أفضل.
ومن هذه الأنواع:
اعمل على فترات 90 دقيقة بدلاً من 25 دقيقة، والتي تعكس دورة التركيز الطبيعي.
العمل على فترات منتظمة ؛ هناك أوقات معينة في حياة الشخص تستفيد منها: على سبيل المثال: الوقت بين الاجتماعات، أو الوقت الذي يقضيه الطفل أو الشريك في المنزل، أو وقت غسل الصحون.
راقب فترات الإنتاجية العالية، ومن هذه البيانات، يمكن للمرء أن يأتي بأفضل نظام إنتاجي.
تحافظ كل هذه الأساليب على المبدأ الأساسي القائل بأن بومودوروس يعمل على فترات زمنية محددة، ولكن تعديل الفترات لتناسب الاحتياجات الفردية بشكل أفضل.
القضاء على غير الأولويات
تتضمن إدارة الوقت أيضًا كيفية التخلص من المهام التي لا قيمة لها للفرد أو المنظمة.
وفقًا لساندبرج، قوائم المهام ليست مفتاح الإنتاجية، إنها بالفعل. يقدر أن 30٪ من المتصلين يقضون وقتًا أطول في إدارة القوائم أكثر من إكمالها.
يؤكد هندريكسون أن التقيد الصارم بقوائم المهام يؤدي إلى استبداد قوائم المهام، مما يتسبب في إضاعة الناس للوقت في أنشطة غير مهمة.
وقت الدراسة
التعلم هو نشاط خالٍ من الإجهاد يُبلغ عن التعرض الذي يتم تلقيه بيقظة.
تلإجهاد من أي نوع غير مهم للدراسة والحياة، حتى لو كان من الممكن الحصول على إجهاد جيد وآثاره ضارة.
لكن التوتر جزء لا مفر منه من الحياة اليومية، ويقترح رينهولد نيبور مواجهته. يبدو الأمر كما لو كان لديه الشجاعة لقبول الأشياء التي لا يستطيع تغييرها والشجاعة لتغيير الأشياء التي يمكنه القيام بها.
جزء من تحديد الأولويات والأهداف هو القلق العاطفي، والذي يعمل عن طريق تجاهل الحاضر والتركيز على المستقبل الذي لن يأتي أبدًا، مما يؤدي إلى إهدار وقته وطاقته بلا فائدة. هذه تكلفة غير ضرورية أو جانب زائف يمكن أن يتداخل مع الخطة بسبب العوامل البشرية. طريقة أيزنهاور هي استراتيجية لمهام القلق التنافسية القلق، مثل الإجهاد، هو استجابة لمجموعة من العوامل البيئية. فهم هذا ليس جزءًا من الأشخاص الذين يمنحون الناس الفرصة للإدارة. يدعي الرياضيون تحت المدربين أن أسلوب الإدارة هذا هو الذي يحدد وجه اللعبة.
التغيير صعب، والحياة اليومية هي العادة الراسخة. لإلغاء ترتيب أولويات وقت التعلم، يوصى بتقسيم المهام، والتقاط اللحظات، ومراجعة كيفية التعامل مع المهام، وتأجيل المهام غير المهمة (مفهومة من خلال ملاءمتها الحالية وإلحاحها الذي يعكس الرغبة الشخصية بدلاً من الأهمية)، والتحكم في الحياة التوازن (الراحة، والنوم، ووقت الفراغ)، والغش الترفيهي، والوقت غير المنتج (الاستماع إلى تسجيلات المحاضرات، وتصفح المحاضرات في قوائم الانتظار، وما إلى ذلك).
بعض العوامل غير الضرورية التي تؤثر على إدارة الوقت هي العادات، ونقص تحديد المهام (عدم الوضوح)، والإفراط في حماية العمل، والشعور بالذنب لعدم تحقيق الأهداف وتجنب المهام الحالية، وتحديد المهام ذات التوقعات الأعلى لقيمتها (الإفراط في التأهيل)، مع التركيز على الأمور بنظرة إيجابية واضحة قم بتقييم مدى ملاءمتها للاحتياجات الفردية، والمهام التي تتطلب الدعم والوقت، والمصالح الإقليمية، والصراعات، وما إلى ذلك. يتحول تدفق النظام المعتاد إلى جهاز يمكن لأي شخص امتلاكه لإدارة الوقت بكفاءة.
