2 من أساليب التخطيط والتنظيم في التدريب
إن من أساليب عملية التخطيط والتنظيم توضيح بيئة العمل, حيث كل فرد يجب أن يعلم ماذا يفعل، فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل شخص من الصحيح أن تكون واضحة، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحا، ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة.
وإن من مزايا عملية التخطيط والتنظيم أيضاً تنسيق بيئة العمل، فالفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات، والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تتطور، كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف.
أولاً: أساليب التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب:
يشير التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب إلى كل ما يتعلق بالدورة التدريبية وتنظيمها، باستثناء التدريب نفسه، والذي لا يمكن للمشاركين رؤيته ولا يمكن تضمينه في محتوى التدريب.
- التعرف على أهمية التخطيط الإداري والمكتبي في عملية التدريب وتطبيقها.
- التعرف على كيفية تنظيم التدريب (قبل وأثناء وبعد).
- التعرف على أوضاع الجلوس المشتركة في التدريب.
أهمية أساليب التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب:
التخطيط الإداري والمكتبي مهم لجميع المشاركين في التدريب على النحو التالي:
للمدرب:
- المساعدة في إعداد والحفاظ على خطة لكل جلسة تدريبية.
- التنسيق بين المدربين في المواعيد واللقاءات.
- تجهيز وترتيب الأدبيات.
- تجهيز الأدوات والمعينات التدريبية.
- وزع اسم المدرب ومكانه على المتدربين.
للمتدرب:
- اتصل بالمتعلمين وأرسل دعوات للحضور وخطط الدروس.
- معرفة مواعيد وصول المتدربين.
- معالجة أي مشاكل يواجهها المتدرب أثناء إقامته.
- ترتيب أي رحلات ميدانية أو ترفيهية.
- سجل قائمة بأسماء وعناوين المشاركين.
للجهة المنظمة أساليب للتدريب:
- احفظ اسم المشارك وعنوانه في ملف ليتم وضعه في القائمة البريدية لهذا الطرف.
- احفظ ملف التدريب الكامل للرجوع إليه عند الحاجة.
- توثيق الدورة التدريبية.
أساليب الجهة الممولة للتدريب:
- الحفاظ على التواصل بين المنظمة التي تقوم بالتدريب والمنظمة التي تمولها.
- احصل على عروض أسعار لاستضافة الدورات التدريبية من مواقع متعددة حتى تتمكن وكالات التمويل من اختيار الموقع المناسب.
- يتم تسجيل السمات اليومية وإرسال نسخة إلى الجهة الممولة مع الميزانية.
- إرسال ملفات الدورة وتقاريرها إلى الرعاة.
تحديد الاحتياجات الإدارية والمكتبية للتدريب:
لكل مرحلة احتياجات إدارية ومكتبية مختلفة، بحيث يتذكر منسق البرنامج التدريبي كل هذه الاحتياجات ويرتب تنفيذها، فمن الأفضل تقسيم مراحل التدريب كالتالي:
- احتياجات التدريب قبل بدء التدريب
- فترة الإعداد مع الجهة الممولة
- إرسال مقترح المشروع
- معرفة الشخص المسئول
- استلام عقد التنفيذ والتمويل للدورة.
- التنسيق مع الجهة الممولة بشأن مكان وتاريخ التنفيذ.
الاحتياجات التدريبية أثناء التدريب:
- استقبال وراحة المتدربين من خارج منطقة التدريب.
- مراجعة تنظيم القاعة حسب خطة الاجتماع.
- يتم ترتيب المستندات الخاصة بكل فصل في القاعة وفقًا لخطة الاجتماع.
- توفير وسائل ومعينات التدريب المطلوبة.
- احتفظ بنسخة من كل مادة منشورة موزعة على شكل ملف تدريبي متكامل.
- تلقي وطباعة ونسخ الملخصات والتقييمات لكل يوم تدريب لتوزيعها على المشاركين.
- التخطيط لأي زيارات ميدانية أو ترفيهية.
- تسجيل المصروفات اليومية.
- التحضير لليوم التدريبي التالي.
- تجهيز وطباعة الشهادات.
الاحتياجات التدريبية بعد التدريب:
- توزيع أسماء وعناوين المتدربين والمدربين لزيادة فهمهم وتنسيقهم وتعاونهم في المستقبل.
- نقل الوسائل التدريبية لجهة التدريب.
- دفع تكاليف التدريب.
ثانيـاً: أساليب تنظيم التــدريب
يحدد الشكل الذي يبدأ به التدريب النمط الذي سيتبعه التدريب. خلال التدريب الأول، شكل الأشخاص الذين لا يعرفون بعضهم البعض انطباعات أولية، سواء كانت سلبية أو إيجابية، بأنهم حساسون لموضوعات مثل الموقع والمدرب والمواد التدريبية وعملية التدريب المتوقعة. لم يتم إيلاء اهتمام كاف لهذه المرحلة يمكن أن يؤدي التدريب إلى زيادة التوتر والقلق وسوء الفهم، مما قد يشجع على الانسحاب المبكر من الدورة.
في بداية التدريب:
يبدأ المشاركون دورة تدريبية بعدد من الأسئلة، بعضها متطلبات عملية حول كيفية تنظيم وإدارة التدريب (مدة كل جلسة، فترات الراحة، الجدول الزمني للأنشطة، طبيعة الجلسة). تتراوح الاعتبارات الأخرى من المدرب، القلق بشأن عدم معرفة الآخرين، الشعور بالوحدة، فقدان الثقة بالنفس .. و أكثر من ذلك بكثير
يمكن التعامل مع المشكلات العملية والإجرائية بشكل مباشر، ولكن معرفة أسباب اهتمام الطلاب والتعامل معهم بشكل صحيح يتطلب الكثير من الثقة والتشاور من المدرب. ومع ذلك، فإن بداية التدريب هي أكثر من مجرد تقديم الخطة والبدء.
تلميحات مفيدة:
- عرّف المشاركين ببعضهم البعض.
- التعريف بالجلسة التدريبية (لمحة موجزة عن أهداف التدريب وطرقه).
- شرح الإجراءات الإدارية (اظهار الجدول العام وجدول الاجتماعات والاستراحات والتجهيزات والقاعات والأماكن المختلفة والحمامات وأماكن الصلاة).
- يجب أن يشعر المشاركون بالراحة في حفل الافتتاح.
