3 دورات كتابة التقارير

يعد إعداد التقارير الإدارية والفنية في المؤسسة وسيلة فعالة لقياس مستويات الأداء وتوقع المشكلات قبل حدوثها، فضلاً عن كونها أداة فعالة للتواصل بين المستويات العليا والمتوسطة والإشرافية والتنفيذية. المهارات الأساسية لجميع عناصر المنظمة، يجب على الإدارة متابعة الأنشطة وتقييم وتقييم العمل داخل المنظمة، وهذه هي أهمية دورات كتابة التقارير المصممة لتدريب وتأهيل القيادة التنفيذية والموظفين في جميع مجالات ومستويات المنظمة بشكل احترافي لتصميم وإعداد وكتابة التقارير بشكل مناسب، و المنهجية العلمية.

تعريف التقرير

يعد إعداد التقارير وسيلة اتصال وأداة فعالة للتحكم والتحقق من التنفيذ والمتابعة والتقييم واتساق الخطط الموضوعة مع السياسة العامة. التقرير عبارة عن دراسة تفصيلية لموضوع معين، بما في ذلك جميع مراحله، من الفكرة إلى وقت كتابتها وترتيبها والحجج والأدلة الداعمة للنتيجة.

أنواع التقارير

التقارير المتعلّقة بالزمن

تقارير دورية:

تغطي فترة زمنية محددة يحددها نظام العمل بالمنشأة، ويمكن أن تكون هذه التقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية

تقارير غير دورية:

وهي تغطي فترة زمنية متغيرة، ويتم إصدارها فيما يتعلق بحدوث أحداث معينة، وتسمى تقارير الشذوذ.

التقارير المتعلّقة بالأهداف

تقارير المتابعة:

تقرير متعلق بخطة أو خطة أو مشروع قيد التنفيذ، بما في ذلك عملية مقارنة الظروف الفعلية بما كان يجب أن يحدث وفقًا للخطة أو الخطة الموضوعة، وتوضيح الانحرافات، وتقديم التحليل وشرح أسبابها.

تقارير المعلومات:

إنها تقارير تنقل معلومات حول حدث أو موقف معين، ويطلق عليها أحيانًا قصص إخبارية.

تقارير الدراسات:

هي عبارة عن تقارير تقدم نتائج الأبحاث التي أجريت داخل المنشأة أو خارجها.

تقارير تقييم الأداء:

إنها تقارير تقيم مستويات الأداء مقابل معايير محددة مسبقًا ويمكن أن تؤدي إلى قرارات في حالة حدوث انحرافات كبيرة.

التقارير المتعلّقة بالمحتوى

تقارير مالية ومحاسبية:

إنها تقارير تعبر عن المركز المالي، بما في ذلك المعلومات المحاسبية المعبر عنها عدديًا.

تقارير الأنشطة:

إنها تقارير تعكس الأنشطة المختلفة داخل المنشأة وتسمى تقارير الإدارة.

تقارير الأفراد:

يتضمن معلومات تمثل الجوانب الشخصية والوظيفية والسلوكية للأفراد وأنشطتهم وإنتاجيتهم خلال فترة زمنية محددة.

التقارير المتعلّقة بالشكل

تقارير مُسبقة التصميم :

هي في شكل مطبوع ويجب أن يملأها المؤلف.

تقارير فردية:

لا يجب أن تتبع نمطًا معينًا أو أساسًا محددًا.

التقارير المعتمدة على التوجيه

تقارير داخلية:

هي تقارير للهيئات الداخلية، سواء لمستويات إدارية مختلفة داخل المنشأة، أو لأقسام أخرى داخل المنشأة.

تقارير خارجية:

هذه تقارير لأطراف خارج الوكالة.

التقارير المعتمدة على المنهجية

تقارير تاريخية:

يحلل الأحداث الماضية ويفسر تطورها.

تقارير وصفية :

يقدم وصفاً كاملاً لظاهرة أو حدث في شكل فقرات وصفية ومكتوبة بأسلوب سردي.

تقارير إحصائية:

ويشمل التحليل الإحصائي الداعم للمواقف والأحداث داخل المنظمة أو خارجها.

تقارير مُقارِنة:

يتضمن مقارنة بين نتائج المنظمة المعدة وأنشطة المنظمة المقابلة.

عناصر التقرير

• عنوان التقرير: هو عنصر أساسي في إعداد التقرير، ولا يمكن كتابة أي تقرير دون تحديد واختيار عنوان يتناسب تمامًا مع موضوع التقرير.
• جدول محتويات التقرير: هو فهرس كامل لمحتوى التقرير حيث توجد الفصول الرئيسية من التقرير.
• ملخصات التقارير: تتضمن التقارير الأطول اختصارًا في بداية التقرير، والذي يسمى ملخصًا
• مقدمة للتقرير: يجب ألا تكون طويلة جدًا، لذا يجب على واضعي التقرير أن يذكروا فقط المؤشرات العامة الضرورية جدًا والمهمة جدًا في المقدمة.
• محتويات أو موضوعات التقرير: ناقش الموضوعات الرئيسية للتقرير، بما في ذلك المعلومات والأرقام والبيانات وأهم الإنجازات، وقم بتحليل وتقييم وتفسير البيانات الواردة.
• النتائج والاستنتاجات المبلغ عنها: وهي تمثل الدراسة أو الاستنتاجات المستخلصة من الدراسة حيث أنها تتضمن أهم وأبرز الأشياء الواردة في التقرير والتوصيات التي سيتم تقديمها في نهاية التقرير تعتمد عليها.
• خاتمة التقرير: عادة ما تأتي بشكل طبيعي من النتائج والاستنتاجات، وهي تمثل جوهر التقرير وأهم عنصر في التقرير.
• توصيات التقرير: تتضمن توصيات للبحث والعمل الإضافي، توصيات لإنهاء مشروع أو دراسة، توصيات عامة لفعل شيء ما، تغيير الأساليب أو الآلات، أو تحديد المواقع.
• مصادر ومراجع التقرير: يحتوي هذا الفصل على الوثائق والكتب والمقالات والدراسات والتقارير والمحاضرات والمراسلات الشخصية التي تتعلق بصياغة التقرير وإنتاجه.
• مرفقات التقرير: هذا الفصل ضروري للتقارير الطويلة والمعمقة، وتشمل المرفقات الجداول والرسومات والمخططات والخرائط والصور والجداول والرموز والتعريفات وما إلى ذلك.
• شكر وتقدير في نهاية التقرير: في هذا القسم من التقرير، يعبر المؤلفون عن امتنانهم للأشخاص والمنظمات التي ساعدت خلال مراحل مختلفة من التقرير.

أهمية كتابة التقرير

كتابة تقرير مهم جدا في المجال المهني للأسباب التالية:

• وسيلة اتصال هامة داخل المنشآت.
• يُعد مصدراً من مصادر المعلومات.
• إنها أداة مراقبة وتقييم للإجراءات والأنشطة التي تم تطويرها في خطة العمل.
• يوضّح المستجدات.
• تمكن الإدارة من فهم وجهات نظر العمال.
• يسهل التنسيق والتعاون والترابط بين الوحدات العاملة.
• يقوم بالتغييرات الصحيحة في الوقت المناسب.
• يساعد على تصوير تقدم العمل ونجاحه أو فشله.
• تمكن الإدارة من توقع الاحتياجات المستقبلية.
• توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.
• يساعد في التخطيط الفعّال والاستراتيجي.
• إبلاغ الضباط بالقضايا في العمل وعناصر الأداء
• أداة مراقبة مهمة لفهم العمل المنجز والعمل الذي لم يتم إنجازه والعوائق التي تحول دون التنفيذ.

مواصفات التقرير الجيد

• تجنب التكلّف واستخدام الأسلوب الطبيعي
• التعبير الدقيق عن الأفكار 
• اكتمال ودقة البيانات الواردة في التقرير
• لا تخلط بين الرأي والحقيقة وبين السبب والنتيجة
• لا تعمم السكان على أساس عينة غير تمثيلية
• تضمين التحليل الموضوعي للبيانات في التقارير
• عدم الخروج عن الموضوع والالتزام بالهدف
• تنظيم وتقديم الأفكار بطريقة سلسة ومتماسكة
• الاختيار الدقيق للكلمات والعبارات 
• استعمال الأشكال والوسائل الإيضاحية 
• أن يكون كاملاً ومحدد النتائج 
• بصراحة، لا تنحاز إلى جانب أو تفضل وجهة نظر المؤلف

كتابة التقارير والخطابات الإدارية وإعداد محاضر الاجتماع

قد يجد بعض الأشخاص صعوبة في كتابة تقارير جيدة، خاصة في بداية حياتهم العملية. لذلك ستوضح هذه الدورة التدريبية أهم الأسس والقواعد التي يجب اتباعها عند كتابة التقرير، ومكونات التقرير الناجح، وأهم المحتوى الرئيسي الذي يجب توفيره في التقرير، بما في ذلك المعلومات والعرض والتكامل. يمكن فهم أهمية المعلومات الواردة في التقرير وكيفية عرض محتوى التقرير، وكذلك الأخطاء الشائعة في إعداد التقرير وكتابته، وكذلك مدى الفوائد المكتسبة خلال الدورة، من خلال الأمثلة يمكن التحقق من الإعداد عن طريق سؤال المشاركين عن بعض التقارير ومراجعتها للوقوف على الإيجابيات والسلبيات فيها وكيفية تطويرها. لتحقيق الغرض المقصود.

أهداف الدورة

سيتمكن الدارس في نهاية هذه الدورة من:

• الإلمام بالمفاهيم الحديثة للإبلاغ والتواصل
• التعرف على أنواع التقارير
• تعرف على الشروط التي يجب توافرها في التقرير
• التدرب على مكونات التقرير
• التدرب على خطوات كتابة التقارير
• التعرف على محتويات التقارير
• التدرب على طرق سرد وترتيب التقارير
• حدد أخطاء الإبلاغ الشائعة وطرق تجنبها
• تدرب على استخدام الوسائل المساعدة عند إعداد التقارير وكتابتها

خاتمة

عند الانتهاء من التقرير، تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية فيه وتحقق من التقرير بنفسك قبل طباعته، وقبل تسليمه للمستفيد، ويفضل أن يكون ذلك مع شرح موجز، تقوم بإرسال التقرير، ولا تبالغ في ما كتبته واستعد. ابذل الجهد وتأكد من إرسالها إلى الوجهة قلق. هذه هي أهم النقاط المتعلقة بالتقارير، وأنواع التقارير، والعناصر التي يتكون منها أي تقرير ناجح، بالإضافة إلى أهم الأفكار لكتابة التقارير وإعدادها بنجاح.

تواصل معنا عبر

فايسبوك انستجرام تويتر