الأمانة هي وظيفة تعتمد على البيانات والمعلومات حول عمل منظمة، أو نيابة عن شخص آخر، وعادة ما يكون المدير المسؤول، تُعرف الأمانة أيضًا باسم الشخص الذي يعمل لحساب شخص آخر، أو في مكتب رسمي للمساعدة في أداء المهام الإدارية ومتابعة المراسلات والسجلات. من تعريف آخر للسكرتارية: هذا العمل المتعلق بمسؤوليات فرد يعمل داخل شركة أو جمعية أو مؤسسة وينطوي على متابعة الأمور الإدارية الموكلة إليها، مثل حفظ المستندات وكتابة البيانات والقيام بأعمال المكتب.
لسكرتارية (بالإنجليزيّة:Secretary) هي عمل يعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصّة بعمل ما، أو نيابة عن شخص آخر عادةً يكون المدير المسؤول وتُعرف السكرتارية أيضاً بأنّها قيام شخص بالعمل عند شخص غيره، أو في مكتب رسمي من أجل تقديم المساعدة في تنفيذ المهام الإداريّة، ومتابعة المراسلات والسجلّات.[٢] من التعريفات الأخرى للسكرتارية: هي الوظيفة المرتبطة بمسؤولية مترتبة على فرد يعمل ضمن شركة أو جمعية أو مؤسسة، ويهتم بمتابعة الشؤون الإداريّة المكلّف بها، مثل حفظ الملفات، وكتابة البيانات، والقيام بالأعمال المكتبيّة.[٣] أصبحت وظيفة السكرتارية لا غنى عنها في جميع الشركات ضمن مخططها التنظيمي، وتعتمد هذه الوظيفة على تميّز الموظف بمجموعة من المهارات، والقدرة على تطبيق المهام الإداريّة والوظيفيّة الخاصة بها، فانشغال المدير في كثير من الأحيان عن تسيير بعض الأعمال الروتينيّة الخاصة في الشركة أدى إلى وجود حاجة ضروريّة لوظيفة السكرتارية؛ من أجل المحافظة على تطبيق هذه الأعمال، مثل كتابة المواعيد وترتيبها، وحفظ الملفات المهمة بطريقة تساعد على الوصول لها بسهولة، وتختار بعض الإدارات موظفين سكرتارية من فئات معينة، ومن أهمها السكرتارية الخاصة والسكرتارية المتخصصة؛ من أجل تنفيذ العديد من الوظائف والمهام ضمن اختصاص كل منها، ومن هنا تظهر الأهمية العامة للسكرتارية بمساعدتها على تطبيق الكثير من المهام، وتقديم العون والمساندة لكافة أعمال الإدارة. إنّ الصورة المعروفة لمهنة السكرتيرة تعدُّ نمطيّة نسبيّاً؛ لأنّها تعتمد على أفكار سابقة غير مرتبطة بطبيعة الإدارة في العصر الحديث، فيعتقد أغلب الناس أنّ دور السكرتيرة مقتصر في الردّ على الهاتف، وتنظيم الأوراق والبريد من أجل توصيلها للمدير، ولكن يظهر التميز في مهنة السكرتيرة عن غيرها من المهن بأنّها تحتاج إلى ذكاء عالٍ، وقدرة على التعامل بطريقة حسنة مع الآخرين، إضافة إلى التميّز بمظهر مقبول ومناسب لبيئة العمل.
حمل النموذج المجانى
خبرة أكثر من 30 عام في اعداد و تصميم الحقائب التدريبية و تطوير المناهج
