تحتاج المنظمات دائماً إلي أنشطة وفعاليات حتى تصل إلي القطاع العريض مـن جمهورها المستهدف بخدماتها .
هـذه الأنشطة تأخذ شكل فعاليات ومؤتمرات وندوات أو ورش عمل دورات مسابقات وخلافه .
لهذا أصبحت الأحداث الخاصة كالمؤتمرات والمعارض والمهرجانات والاحتفالات سواءً الوطنية أو المؤسسية أو الشخصية تمثل واحدة من أهم الأعمال التي تشغل أنشطة جهات عدة ما بين وزارات ومؤسسات وكيانات مستقلة .
فمن ناحية نجد أن العديد من الدول ومن بينها الدول العربية أصبحت تولي إهتمام متزايد لاستضافة وتنظيم الأحداث الخاصة سواءً التراثية أو الرياضية أو الخيرية أو الإقتصادية أو التربوية أو الأمنية أو السياحية أو غيرها وذلك سعياً وراءتحقيق عدة أهداف منها الإقتصادي والحضاري والاجتماعي والخيري والتربوي والإعلامي والأمني .
كذلك الحال على مستوى المنظمات أصحبت الحاجة إلى فهم أعمق وإحترافية في تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات حاجة ملحة ، وقد تشكل لدى القيادات العليا في إدارات المنظمات المحتلفة قناعات تفترض بأنه حتى تجني المنظمة ثمار هذه الفعاليات والمؤتمرات يجـب أن تخطط لهذه الفعاليات بصورة مميزة وفاعلة.
واليوم تعتبر خدمات تنظيم المعارض و المؤتمرات الاحترافية من الأنشطة التي تزايد عليها الطلب في العصر الحديث و ذلك تلبية لكثرة الفعاليات التي تقوم بها مختلف الشركات و المؤسسات بل و المنظمات ، و لمختلف الأهداف كذلك ، و قد أدى ذلك لتخصص بعض الشركات في هذا النشاط تحديداً تلبية للطلب المتزايد عليه.
وهو ما استتبعه ظهور الحاجة لوجود فرق عمل قادرة على تخطيط وتنفيذ تلك الأحداث بأسلوب علمي فعال يحقق أهداف المنظمة من تنظيم هذه الفعاليات والمؤتمرات .
ويرى غالبية المعنيين بتخطيط وتنظيم وإدارة الأحداث الخاصة أن النجاح التنظيمي لتلك الفعاليات يعتمد بصفة اساسية على ما يمكله فريق العمل من معرفة وخبرات متراكمة .
لهذا فقد بدأت المنظمات في البحث في علوم ونظم الإدارة الحديثة خاصة فيما يتعلق بالتسويق و إدارة القوى العاملة عن المعارف والخبرات التي تنمي معارف وقدرات ومهارات أفرادها المكلفين بعقد المعارض والمؤتمرات والاحتفالات والفعاليات والندوات والاجتماعات وتزوهم بأحدث المعارف والخبرات والتقنيات في هذا المجال من خلال برامج تدريبية من قبل خبراء في مجال تخطيط وتنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات وذلك توفيراً للمال والجهد والوقت ورفعاً لكفاءة وفعالية العاملين في هذا المجال بما يحقق أهداف الممنظمات من تنظيم هذه الفعاليات والمؤتمرات .
في هذه الحقيبة التدريبية نناقش أبعاد التخطيط لعقد الفعاليات والمؤتمرات والمناسبات ، والتحديات التي تواجهها وكيفية مواجهتها.
هل تنظيم الفعاليات والمؤتمرات بحاجة علم أم فن ؟
تحتاج العديد من القطاعات المجتمعية إلى القيام بالعديد من الفعاليات التي تساعدها للوصول للمجتمع و مخاطبة فئات محددة من الجمهور برسالة معينة.
ويستخدم في ذلك العديد من الفعاليات و منها المؤتمرات و المعارض و التي تتميز بالعديد من المميزات و منها تعريف الجمهور بأبعاد فكرة معينة أو منتجات محددة وتساهم كذلك في تبادل الأفكار و المعلومات و تنمية القدرات الذهنية من خلال العصف الذهني و تبادل الأفكار و المعلومات كما تساهم كذلك في تكوين العديد من العلاقات المتميزة بين الحضور و نشر المعرفة و تساعد أيضا في اتخاذ قرارات محددة تجاه قضية ما أو الوصول للغة تفاهم مشتركة يتم من خلالها إرساء قواعد متميزة للتواصل بين أهل التخصص الواحد.
و يعتمد لنجاح المؤتمر و المعرض أولاً تحديد الهدف منه و من ثم تحديد الفئات التي يجب دعوتها للحضور و تحديد مكان و توقيت المؤتمر و قد يتم كذلك عمل برنامج محدد للموضوعات التي سيتم مناقشتها خلال المؤتمر و يتم إبلاغ المشاركين في المؤتمر بكل المعلومات المتطلبة من خلال البريد الإلكتروني أو الهاتف أو حتى من خلال استمارة رأي و معرفة و دراسة رأيهم و أفكارهم عن القضايا المطروحة للنقاش و عمل التعديلات المطلوبة في ضوء ما تسفر عنه نتائج هذه الاستمارات.
و في كثير من الأحيان يتطلب الأمر تحقيق المزيد من التخطيط المسبق و التنظيم و الذي يشمل تحديد المتحدثين الرئيسيين و الجمهور و توقيتات تحدث الجمهور و من سيتولى تنظيم المناقشة و تحديد الأوقات المخصصة للحديث و يشمل كذلك التنظيم للمؤتمرات و المعارض تحديد الرسوم المالية المتطلبة من المشاركين إذا تواجد حفل استقبال في المؤتمر أم لا و هل توجد مطبوعات محددة سيتم توزيعها على المشاركين في المؤتمر.
و في مرحلة التنفيذ و التي تلي مرحلة التخطيط للمؤتمر أو المعرض يجب تصميم جداول زمنية محددة للانتهاء من حجز مكان المؤتمر أو المعرض و الانتهاء من إرسال الدعوات مع تحديد مهلة لتنفيذ كل تلك المهمات و الإجراءات المرتبطة بها من موافقات أمنية أو إدارية و غيرها.
كما يجب التحقق من مستلزمات نجاح المؤتمر من حيث التحقق من قوائم أسماء المشاركين و الأطعمة و المشروبات التي سيتم تقديمها و تحديد الجهات الإعلامية التي ستقوم بتغطية المؤتمر و نشر فعالياته و تنظيم تجهيزات الإقامة للضيوف حال الحاجة لذلك.
و بعد الانتهاء من فعاليات المؤتمر أو المعرض يتم تقديم استبيان للرأي للمشاركين فيه و يتم استعراض آرائهم بشأن الفعاليات التي تمت و الموضوعات التي تم مناقشتها و سائر الخدمات المرتبطة بالمؤتمر على أن تكون أسئلة الاستبيان محددة الإجابات مع إضافة مقترحات للتعامل مع السلبيات حال وجودها لضمان تحقيق المؤتمرات و المعارض المختلفة للأهداف المتطلبة منها.
وإن المتأمل في كل ما سبق من خطوات يجد عمليات تنظيم وإدارة الفعليات والمؤتمرات هي عمليات تتجسد في فيها وظائف علم الإدارة وإدارة المشاريع الإحترافية PMP ، حيث تعتبر تتطلب من القائمين عليها تعلم معارف ومهارات وخبرات متجددة تساهم في رفع قدرتهم في تنفيذ الفعاليات بإحترافية بأقل جهد وتكلفة ووقت وأعلى جودة ممكنة .
و يتمثل التنظيم الاحترافي للمعارض و المؤتمرات في كونه نشاطاً مدروساً ذو منهجية علمية مقننة أصبحت اليوم تدرس ضمن مقررات كليات العلاقات العامة وتستخدم فيها أساليب معتمدة و موافقة للمعايير الدولية مع الاهتمام بالبحث عن الابتكار و تصميم الأفكار الجديدة .
دور المؤتمرات والندوات والمعارض في تحقيق أهداف المنظمة والمجتمع
تعد الفعاليات والمؤتمرات والندوات من الأساليب الفعالة في الترويج لقضايا المنظمة والمجتمـع وتوعيـة منسـوبي المنظمة وعملائها والمجتمع ، حيث تسهم فيما يلي:
• تزويد الجماهير بفكرة عن الأبعاد الأساسية لقضايا المجتمع مثل قضايا السكان والبيئـة ، والمـرأة ، والدراسة ، وما إلى ذلك.
• تدريب المجتمع داخل المنظمة وخارجها على الانخراط بصورة فاعلة في مجال صنع السياسـات العامـة و إصـدار القرارات وإقامة العلاقات مع وسائل الإعلام وتنمية القدرات الذهنية.
• التوصل إلى لغة مشتركة ، او موقف أو سلوك مشترك إتجاه قضية معينة ، وتعزز قنوات التواصـل بين المهتمين بقضية ما ، كما تتحسن قدرتهم على نقل الرسالة إلى المجتمع .
• التقريب بين مختلف وجهات النظر والآراء المتنوعة وتوفير الفرص للدعم المتبادل والتعلم.
أهمية المعارض والفعاليات والمؤتمرات في تحقيق أهداف المنظمات
تبرز أهمية الفعاليات والمعارض و المؤتمرات بشكل عام من خلال كونها تقدم للمنظمة فرص متميزة للتفاعل المباشر مع الجمهور المستهدف و طرح الرؤى و الأفكار و تقديم المعلومات الكاملة بصورة واضحة ما يساعد في التسويق المباشر و زيادة حجم المبيعات في حال كونه معرضاً استهلاكياً كما يساعد في زيادة التسويق و جذب الأنظار في حال كونه مؤتمراً جماهيرياً و لكن السلعة في هذه المرة تكون المعلومة و قيمتها .
كما قد تساعد المؤتمرات و المعارض في تعريف الراغبين بالعمل على أصحاب الأعمال و توفير فرصة مناسبة للتعريف بالكوادر من كل جانب و مجال .
و تساعد كذلك فرصة المؤتمرات و المعارض في عقد الصفقات و تفهم احتياجات المستهلكين بصورة أفضل و محاولة تلبيتها من خلال توفير المنتجات المناسبة .
و يتضمن المعرض أو المؤتمر من بين خدماته كذلك توفير عارضين متميزين تكون مهمتهم خلال فترة المعرض او المؤتمر الظهور بأفضل صورة ممكنة لتقديم كافة المعلومات و الإجابة عن استفسارات السادة الحضور أثناء الاستراحات و الفواصل .
و حينما لا تتاح الفرصة للمنظمين للتحدث مع الحضور بشكل مباشر لكل ما سبق تعتبر المعارض و المؤتمرات بحق هي السبيل الأمثل . للتواصل المباشر و الفعال بين المنتج أو مقدم الخدمة و بين المستهلك أو من يرغب بالحصول على تلك الخدمات
و تعتبر المعارض و المؤتمرات بهذه الكيفية من أهم أدوات التسويق و التي تحتمل الابتكار و التطوير المستمرين في الأفكار و سبل الدعاية و الجذب بما يحقق الأهداف التسويقية المطلوبة منهما على الوجه المناسب.
ستة أسباب للمشاركة في هذا البرنامج التدريبي:
1. اكتساب وتوثيق معرفتك ومهاراتك في مجال تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .
2. لتكون مواكباً لمجريات التعليم الحديث في مجال تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .
3. لتشق طريقك الخاص في مجال إدارة الفعاليات والمؤتمرات .
4. لتحقق الأهداف الشخصية من التطوير والتقدم المعرفي .
5. للعمل بفاعلية و طبقاً للمعايير الدولية في مجال تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .
6. لتتعلم الأنماط والإتجاهات الحديثة على أيدي رواد ومحترفين في مجال تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .
أهمية صناعة إدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض
تُشكل صناعة المؤتمرات والمعارض والفعاليات المختلفة عنصراً رئيساً من الاقتصاد القائم على المعرفة، بوصفها وسيلة لتطوير وتنشيط العديد من القطاعات التجارية والسياحية والاقتصادية والمجتمعات المهنية والأكاديمية.
ويمثل نشاط المؤتمرات بصفة عامة احد اهم وسائل الإتصال الفاعلة وذات التأثير في حركة المنظمة والمجتمع، ويعتبر هذا النشاط الاتصالي من أهم الأنشطة التي تقوم بها الجهات المختلفة لتحقيق أهدافها ونشر رسالتها والاهداف المرجوه منها.
لذلك برزت فكرة اقامة برنامج تدريبي إحترافي ومهني لإعداد وتأهيل القائمين على عمليات التخطيط والإدارة للفعاليات والمؤتمرات .
ما نسعى في مؤسسة مهارات النجاح لتحقيقه من خلال هذه الحقيبة التدريبية
التخطيط والتنظيم والإدارة الناجحة للمناسبات والفعاليات من شأنه أن يكفل تحقيق الأهداف المرجوّة منها.
هذه الدورة تضع الخطوط العريضة والتفصيلية لآليات تنظيم مختلف أنواع المناسبات والفعاليات، كالاجتماعات والمؤتمرات والاحتفالات وغيرها، والتخطيط المنهجي لها.
إننا نسعى في مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية من طرحنا لهذه الحقيبة التدريبية المتخصصة في مجال مهارات تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات إلى تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية عن عمليات التخطيط والإدارة للفعاليات والمؤتمرات والمعارض وتدريبهم على مهارات التخطيط والإعداد الفعال للمؤتمرات والمعارض، اضافه الى تعريف المشاركين بالأعمال اللوجستية المصاحبة لعقد الأحداث المختلفة وإدارتها بطرق سليمة.
حيث أن نركز في هذا البرنامج التدريبي إلى تقديم ورش عمل تطبيقية ضمن مشغل تدريبي يمثل محكاة لعملية تخطيط وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات بهدف تنمية مهارات المشاركين وقدراتهم في التخطيط والتنظيم والتنفيذ للمؤتمرات والاحتفالات والفعاليات الجماهيرية الكبيرة .
كما يسعى البرنامج إلى تزويد المشاركين بأساليب حديثة لإدارة اللجان المختلفة واكتساب طرق عملية للتعامل مع المواقف المختلفة وتجنب الأخطاء الشائعة من خلال تطبيق بعض التمارين وورش العمل.
جهود مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية في تطوير الحقيبة التدريبية
وتشتغل هذه الحقيبة التدريبية على تقديم تصور معرفي شامل لمهارات تخطيط وتنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات ، ولا تقتصر هذه الحقيبة على هذا التقديم ، بل تتجاوزه إلى تقديم تطبيقات عملية على كيفية تطبيق هذه المهارات بشكل عملي من خلال ورش عمل تحتوي على تجارب تطبيقية من واقع ممارسات فعلية من خبراتنا التدريبية والإدارية ننقلها للمشاركين في البرنامج التدريبي .
إن هذه التجربة التي تقدمها هذه الحقيبة التدريبية تتلاقى مع توجهات مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية التي تعتني بتظافر الجانبين النظري والتطبيقي في سياق تدريبي عملي يجد له مكانة في التفكير النظري والممارسة العملية في حجرة التدريب .
و في ضوء هذا التوجه ، فإن مهارات النجاح تتطلع إلى تقديم حقيبة تدريبية يجد فيها المشاركون ما يحاوزنه ، وما يفيدون منه في ممارساتهم التعليمية .
إننا نتطلع إلى أن تكون هذه الحقيبة التدريبية ، وغيرها مما ننتجه في مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية ، مدخلاً لحوار أوسع ومعمق يفضي إلى خلق مناخات تدريبية تفاعلية بحيث يؤدي التعلم النشط وبما يجري في حجرة التدريب وخارجها من تطبيقات عملية يكون المشاركين في البرنامج التدريبي هم محورها الأساسي والفاعلين فيها بحافزية ورغبة عالية تؤدي بمجملها عند عوتهم إلى بيئة حياتهم التنظيمية إلى إحداث تحول ف طريقة ممارساتهم لأعمالهم ومساهمتم الفاعلة في العملية الإدارية بما يساهم في إرتفاع الكفاءة والفاعلية للمشاركين ويسهم في رفع كفاءة إنتاجية المنظمة ويحقق أهدافها من العملية التدريبية وفق مؤشرات قياس أثر تدريبي علمية ومقننة .
لقد ركزنا في مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية ان تكون هذه الحقيبة التدريبية والبرنامج التريبي بشكل عام دورة ممتعة ومفيدة ولهذا فهي عبارة عن مشغل تدريبي نشط فعلي يتعلم ويمارس فيها المشارك وفق إستراتيجيات التعلم النشط .
يقصد بالوحدات المعرفية المعلومات المعرفية النظرية التي يجب أن يدركها ويفهما المدرب ويتم تقديمها للمشاركين أثناء البرنامج التدريبي ثم إختبار المشاركين فيها وتحديد مستوى إلمام المشارك في هذه الوحدات ويعد اجتياز المتدرب لاختبار الوحدات المعرفية بنسبة لا تقل عن 70 % شرط اساسي لإجتياز البرنامج التدريبي . وفيما يلي عرض لهذه الوحدات المعرفية :
Be the first to review “حقيبة تدريبية : تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض”
You must be logged in to post a review.