حقيبة تدريبية : دورة دبلوم تدريبي في السكرتارية الطبية المتخصصة

هي حقيبة تدريبية تهدف إلى إعداد وتأهيل كوادر بشرية مؤهلة ومدربة تدريباً علمياً وعملياً من أجل تنفيذ كافة الخدمات الإدارية والمكتبية المصاحبة للخدمات الصحية في تلك المؤسسات بصورة مهنية احترافية   كالخدمات التالية على سبيل المثال،استقبال الاتصالات بكافة أشكالها، وحجز المواعيد، وتسلم الوثائق وتسليمها، وتقديم المساعدة الإدارية للأطباء والفريق الطبي، وصياغة الرسائل والتقارير، وحفظ الملفات الطبية، والتعامل الفعال مع السجلات الطبية، والتعامل مع المرضى والعاملين في القطاع الصحي على أسس علمية ونفسية سليمة، دورة مهنية تشمل دراسة وفهم عام للاصطلاحات والمفاهيم الطبية، وكذلك التعرف على الأدوات فنياً وعلمياً لإدارة المكتب والاتصالات التنظيمية والجماعية في المؤسسات الطبية.

الأهداف التفصيلية للحقيبة التدريبية

• تحديد الواجبات الرئيسية لإدارة السجلات الطبية وتنفيذ الإجراءات وتعليمات وزارة الصحة ورؤيتها لتطوير العمل في مراكز الرعاية الصحية الاولية.
• فهم استخدامات السجلات الطبية / الصحية المتعددة والطابع الخاص للبيانات الموجودة ضمن السجلات الطبية / الصحية.
• تحديد هوية المريض وتنفيذ إجراءات التسجيل من خلال عمل بطاقة صحية للمراجعة للمريض وكذلك للاسرة.
• تحديد طريقة أملاء السجلات الطبية المدمجة وحسب نوعية السجل وأهميتة بموجب الارشادات والتعليمات الصادرة بهذا الخصوص.

نبذة تفصيلية عن حقيبة تدريبية : دورة دبلوم تدريبي في السكرتارية الطبية المتخصصة

ماذا ستتعلم؟

• إعطاء التقارير الطبية – التسجيل الطبي.
• المصطلحات الطبية – القانون والطب.
• الجودة الطبية – مكافحة العدوي المكتسبة.
• آداب المـهـنــة – تطـبـيق في المستشفيات.
• مهارات الاتصال وفن التعامل مع انماط المرضي المختلفة.
• أسس في الإدارة – مراسلات مكتبية وتجارية.
• وظائف مكتبية ومهارات مكتبية ومهنية.
• علاقات إنسانية وحلقات دراسية لتطوير العلاقات العامة.
• السجلات الطبية وطرق الحفظ المختلفة – تنظيم المحفوظات.
• معالجة المكالمات الهاتفية.
• تنظيم الاجتماعات – تنظيم المكتب.
• تحديد وتنظيم زيارات المراجعين والضيوف ومواعيد المدير.
• تنظيم الوقت وتحديد الأولويات.
• تنسيق الأعمال المتعلقة بشئون العاملين في الإدارة.
• التعامل مع الآخرين في بيئة العمل.
• إعداد التقارير والإحصائيات.

السجلات الطبية هي مجموعة خطية من المعلومات تخص الرعاية الصحية للمريض وضرورية لاستمرارية الرعايه في الحاضر والمستقبل. كما تستخدم المعلومات الواردة في السجلات الطبية في الادارة والتخطيط لتطوير وتحسين الخدمات في مرافق الرعاية الصحية الاولية ومصدرا مهما لاستقاء المعلومات في البحوث الطبية وكذلك تعتبر مصدرا مهما في الإحصاءات المطلوبة في مجال الرعاية الصحية. يستطيع الأطباء والممرضين وغيرهم من العاملين في مجال الرعاية الصحية من استخدام المعلومات والرجوع اليها لغرض التعرف على اوليات المريض. فان من اولويات العاملين في السجلات الطبية التأكد من توفر السجلات الطبية في الرعاية الصحية وادامتها لاستمرار تأمين المعلومات عن المريض في زياراته اللاحقة إلى مرافق الرعاية الصحية. عدم توفر المعلومات يؤدي الى زيادة معاناة المريض وذلك بسبب عدم وجود معلومات سابقة، والتي يمكن أن تكون حيوية للرعاية المستمرة. وبالإضافة إلى ذلك عدم توفر السجلات الطبية او نقصها يجعل من نظام السجلات الطبية غير كامل و لا يؤدي الغرض الذي من اجله وضعت بشكل صحيح و بالتالي تتأثر الثقة في عمل الرعاية الصحية الاولية.

ما هي إجراءات مراجعة السجل الطبي؟

• فتح الملف وفك الأوراق وترتيبها حسب سياسة المستشفى في ترتيب نماذج الملف الطبي.
• التأكد من احتواء السجل الطبي على جميع النماذج الطبية التي يعتمدها المستشفى.
• التأكد من أن السجل الطبي تشتمل على النماذج الخاصة التي تستدعي حالة المريض ووجودها بدون طلب خاص من الطبيب المعالج.
• إعادة ترتيب النماذج داخل غلاف السجل الطبي بطريقة معاكسة لنظام ترتيبها في القسم وبطريقة تمكّن من تتبع حالة المريض من وقت دخوله إلى المستشفى إلى وقت خروجه حسي سياسة المستشفى لترتيب النماذج الطبية داخل الملف الطبي.
• تنزع جميع النماذج غير المستعملة قبل حفظ الملف.
• التأكد من تعبئة البيانات في السجل الطبي من قبل الأشخاص المخولين بذلك بشكل صحيح وخط واضح.
• التأكد من استخدام الاختصارات المعتمدة وعدم استخدام الاختصارات الشخصية عند التدوين.
• التأكد من أن جميع المعلومات المدونة موقعة من قبل الأشخاص المخولين بتدوين البيانات. مع مراعاة تدوین الاسم المفتوح والختم.
• استكمال المعلومات الاجتماعية والإدارية الناقصة.
• إحضار نماذج النواقص ومن ثم تدوين المعلومات الناقصة.
• إذا كان هناك أكثر من شخص مسؤول عن النقص يعبأ نموذج نواقص منفصل لكل شخص.
• حفظ النموذج على غلاف الملف الطبي من الداخل.
• إحضار بطاقة الطبيب للنماذج غير المكتملة وتدوين المعلومات على هذا النموذج.
• حفظ الملفات الناقصة في المكان المخصص لحفظ الملفات الناقصة وهو في منطقة الحفظ المؤقته.
• تحفظ السجلات الطبية غير المكتملة والتي تحتاج إلى استكمال في مكان مؤقت داخل قسم السجلات الطبية في خزانة خاصة.
• لتسهيل الوصول إلى السجل الطبي غير المكتمل يوضع في المكان الذي يحفظ فيه في منطقة الحفظ الدائم بطاقة مراقبة (Out Card) تدّل على وجود السجل في منطقة السجلات غير المكتملة.
• عندما يقوم الطبيب باستكمال السجل الطبي، يتم التخلص من نموذج النواقص.
• تنقل السجلات الطبية بعد استكمالها إلى خزائن الحفظ الدائمة.
• تحدد مدة محددة بعد التبليغ الأولي ليقوم الطبيب المعني باستكمال السجلات الطبية.
• إذا لم يقم الطبيب باستكمال السجلات الطبية خلال هذه المدة يقوم الموظف المختص باعلام رئيس قسم السجلات الطبية بأسماء الأطباء المتخلفين؛ لتوجيه مذكرة خطية لكل منهم.
• إذا لم يستجب الأطباء المعنيين خلال المدة المحددة، يتم إعلام إدارة المستشفى بأسماء الأطباء المتخلفين لاتخاذ الإجراءات اللازمة بحقهم.

الفئات المستهدفة

دورة دبلوم تدريبي في السكرتارية الطبية المتخصصة هي حقيبة تدريبية مُوجهه إلى: من يريد العمل من خلاله في المؤسسات الطبية، او في الاقسام المختلفة للمستشفيات وصناديق المرضى، في المختبرات ومراكز الاشعة وفي العيادات الخاصة، والمرتبط عملها بتنوع المهام الادارية والتنظيمية في التعامل مع الملفات والسجلات الطبية، وإدارة مكتب طبي.

™IMAS

ضمن مفاهيم تصميم الأنظمة المنهجية في التدريب، تأتي مصفوفة IMAS كأداة من أدوات صناعة التدريب المعاصرة، والتي تتعامل مع آلية تجميع عناصر الحقيبة التدريبية في شكل متكامل ومتماسك لضمان توافق هذه العناصر مع تحقيق أهداف التدريب ورفع كفاءة الأداء مشارك ومدرب ومنظم. إنه يمكّن المطور من تطوير سيناريو تدريب احترافي مدروس جيدًا وإدارة وقت الجلسة التدريبية. يمكن للجلسة معالجة أي موضوع.

المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني

صممت منهجية خاصة بالجودة الداخلية في الوحدات التدريبية التابعة لها، حيث تشمل على خمسة معايير رئيسية، تتضمن الإدارة والقيادة، والمدربين، والخدمات المقدمة للمتدربين، والمناهج، وبيئة التدريب، وذلك بهدف تطوير جودة التدريب المقدم في المنشآت التدريبية لمواكبة حاجة سوق العمل المحلي.

™ISID

يعد أول برنامج من نوعه في تقييم وتصنيف الحقائب التدريبية ويهدف إلى أن يكون مرجعاً مهماً للشركات والمؤسسات لضمان جودة التدريب المقدم لكوادرها من أجل تطوير الأداء وتطويره وتحسينه. إن جعل هذه المعايير دولية ليس فقط لأنها منتشرة في أكثر من قارة واحدة ومئات البلدان والمنظمات، ولكن أيضًا لأنها متوافقة مع العديد. تقنيات أسترالية ويابانية وكندية وأمريكية.