خدمات الإستشارات الإدارية بغرض كتابة اجراءات العمل التشغيلية و5 فوائد لها
كتابة وتصميم اجراءات العمل ؟
المركز المهني العربي لديه فريق من الخبراء والاستشاريين المؤهلين الذين يمكنهم مساعدتك في كتابة وتطوير إجراءات عملك. من خلال تجربتنا وخبراتنا السابقة، لاحظنا أن العديد من الوكالات والشركات، سواء كانت خاصة أو حكومية، تفتقر إلى إجراءات عمل مكتوبة تحدد مهام ومسؤوليات كل فرد داخل المنظمة، وإذا كان الأمر كذلك، يمكنهم ذلك من عيوبه أو نقاط ضعفه أنه لا يحتوي على جميع العمليات والأنشطة بشكل واضح ومفصل، ولا يحتوي على مؤشرات ونماذج أداء لأداء هذه المهام.
في السطور التالية سوف نشرح لكم إجراءات التشغيل بالتفصيل وأهميتها وفوائدها ومكافآت التحضير والآليات والطرق التي يقوم بها فريقنا بهذه العملية، يسعدنا تلقي طلبك للحصول على تقنيتنا وأسعارنا المالية. .
تصميم اجراءات العمل ؟
إعداد وتطوير إجراءات العمل هو عملية إعداد تعليمات مكتوبة تصف كيفية أداء المهام الروتينية، متى؟ أين؟ من عند؟ من المعروف أن أي خدمة أو منتج تقدمه المنظمة لعملائها، بغض النظر عن حجم أو طبيعة العمل، هو في النهاية نتيجة لسلسلة من الأنشطة والعمليات التي يتم تنفيذها داخل المنظمة، من قبل موظفيها.
دليل اجراءات العمل القياسية وسر المهنة
الإجراءات المكتوبة هي ما يؤسس ثقافة المنظمة وكيف تستجيب لمطالب عملائها وخدماتها، والتي قد تميزها عن الآخرين، أو تُعرف باسم “السر المهني”. الإجراءات هي أكثر من مجرد تعليمات مكتوبة، ولكنها طريقة لمساعدة المنظمة على استقرار الأداء على المدى الطويل وإرساء مبادئ التحسين المستمر والتحويل معرفة وخبرة الموظف الضمنية بالمعلومات الموثقة ومشاركتها بين الموظفين وتخلق حالة فريدة وخلاقة للشركة من حيث التميز في العمل.
اجراءات ايزو 9001/2015
تتضمن متطلبات معيار ISO 9001 وجود نظام تسجيل لإدارة العمليات والأنشطة في المنشأة. من المعروف أن تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001 يضمن لك تطبيق معايير الجودة والحصول على شهادة ISO 9001، مع وجود نظام متكامل وموثق، وطلب المساعدة في إعداد إجراءات الجودة أو تطبيق نظام الجودة ISO 9001
لماذا نحتاج الى وثائق وتعليمات مكتوبة؟
تلعب الإجراءات دورًا رئيسيًا في استمرارية ضمان الجودة وضمان أفضل الممارسات في تنفيذ المهام والأنشطة داخل مؤسستك لمساعدتك على تحقيق الأهداف التشغيلية والربحية وتحقيق مستويات مختلفة من رضا العملاء من أجل الاستقرار والنزاهة. مجموعة من الإجراءات الموثقة التي تساعد في تنظيم:
- ضمان جودة وملائمة الخدمة للعملاء.
- تأكد من اتباع الممارسات الجيدة في جميع الأوقات
- الإستفادة من خبرة العاملين بشكل فعال
- يسهل عملية تفويض المهام والسلطة لجميع المستويات الوظيفية بطريقة بسيطة
- حدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات لجميع الموظفين في المنشأة
- تأكد من أن كل موظف في المؤسسة يفهم العملية التي يجب اتباعها
- توفير الفرص للموظفين لتحديد وتقييم أنشطة وجهود عملهم، وتسهيل التواصل والعمل الجماعي بين أعضاء الفريق
- تبسيط إجراءات العمل بالمنظمة
فوائد كتابة وتوثيق اجراءات العمل ؟
- يجب اتباع الإجراءات المنظمة داخل المنشأة
- تقليل الجهد والموارد اللازمة للرصد والمتابعة.
- وفر الوقت والجهد اللازمين لأتمتة أنظمة العمل في منشأتك
- تحسين كفاءة وفعالية عمليات وأنشطة المنشأة.
- سهولة اكتشاف الخلل ونقاط الضعف في أنظمة العمل
- سهولة إسناد المهام والمسؤوليات للموظفين والعاملين وتحقيق المساواة بينهم.
تبسيط اجراءات العمل
تتأثر كفاءة الشركة وإنتاجيتها بسبب الطبيعة المعقدة والمتداخلة لعملياتها، مما يؤثر بشكل مباشر على إنتاجية الموظفين أو جودة المخرجات النهائية، والتي بدورها يمكن أن تهدد تجربة العملاء ورضاهم. يمكن أن تكلف إجراءات العمل المعقدة الشركة خسائر مالية بسبب زيادة الوقت والموارد التي يتم إنفاقها لأداء المهام، ولكن يمكنها أداء تلك المهام أنجز المزيد في وقت أقل، وتنعكس أهمية تبسيط إجراءات العمل في الدراسة المتعمقة والدقيقة للعمليات والأنشطة داخل الشركة، لتحديد الأسباب الجذرية، وتحليل خطط العمل وتطويرها. وإجراءات تبسيطها
كيفية اعداد دليل اجراءات العمل
لا توجد طريقة واحدة، ولا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لكتابة برنامج، لكننا نحاول اتباع أفضل الممارسات التالية لكتابة البرنامج وإعداده: تحديد أهداف برنامج الكتابة بدقة. إنشاء خطة وإطار زمني لـ برنامج الكتابة – تحليل العمليات والأنشطة التفصيلية وتفاعلاتها. دور الاستماع للمالك صاحب العملية اكتب البرنامج بطريقة تعكس الوضع الفعلي لتحقيق الهدف المنشود اعتماد البرنامج النهائي
من هو المسؤول عن العمل “القياسي” وإجراءات التشغيل القياسية؟
تقع مسؤولية إجراءات تشغيل المنظمة على عاتق الإدارة وهي مسؤولة عن ضمان توثيق نظام العمل ومن الضروري إشراك جميع الموظفين، وخاصة المسؤولين عن العمل والمهام اليومية، والتاريخ الذي يبدأ فيه التطبيق. يجب تسجيل الإجراءات حتى تصبح جميع الإجراءات سارية المفعول من ذلك التاريخ.
