دليلك الشامل في أهمية إدارة المشتريات للقرن 21
ما هي أهمية إدارة المشتريات واهدافها ؟
تعتبر وظيفة الشراء التي يؤديها قطاع المشتريات والتخزين وظيفة اقتصادية وتجارية تحكمها مجموعة من السياسات والأهداف، وكلها تستخدم لتحقيق أهداف المنظمة وأنشطتها الأخرى. المنظمة، مما يؤدي إلى عدم قدرة المنظمة على تنفيذ خططها وبرامجها، وبالإشارة إلى ما سبق، لم يعد من الممكن إهمال وظيفة المشتريات بشكل عام من قبل المؤسسة العامة نظرًا لأهميتها وتأثيرها المتزايد ودورها في تحقيق فعال. أهدافها اتبع المنهجية والأساس العلمي في عمليات الشراء خاصة للمنظمات الحديثة التي تسعى إلى تجنب المشاكل المستقبلية قبل حدوثها وتحسين مستويات الأداء وتحقيق الأهداف المحددة بأعلى كفاءة ممكنة.
مفهوم إدارة المشتريات:
تعرف إدارة المشتريات بأنها الأنشطة والعمليات التي تنفذها إدارة المشروع داخل إدارتها ؛ من أجل الربح، سواء شراء سلع ملموسة أو غير ملموسة
مهام قسم مشتريات المشاريع الصغيرة:
مراقبة قائمة أوامر الشراء ومتابعة تحويلها إلى أوامر شراء. يتم تنفيذ عمليات الشراء التي تتطابق مع طلبات الشراء المعتمدة وفقًا للمواصفات وخطط التوريد. مراقبة مندوبي المشتريات عن طريق طلب عروض الأسعار بناءً على المواصفات والكميات. تنفيذ عمليات التفاوض والمشتريات بطريقة ناجحة، بما في ذلك: السعر والجودة، تاريخ التسليم وشروط الدفع. عملية المراقبة المباشرة لأداء مندوب المشتريات. مكرسة لتدريبهم وتطويرهم والعمل معهم في بعض أنشطة المشتريات. الإشراف على مندوبي المشتريات لمتابعة توافر الموردين. اتخذ الإجراء المناسب إذا تغيرت خطط التوريد. ومراقبة دخول ومتابعة المواد الواردة إغلاق أوامر الشراء المفتوحة. شارك في عملية التحديث لتعيين الحدود العليا والسفلى وحدود الطلب وفترات التوريد للأصناف بناءً على معدلات الاستهلاك. المشاركة في عملية تقييم وتطوير الموردين والعمل مع المشرف المباشر لحل مشكلات الموردين. الالتزام بسياسة ريادة الأعمال في جميع المشاريع الصغيرة المعاملات الداخلية والخارجية على مستوى المشروع. المشاركة في إيجاد موردين جدد. إعداد تقارير شهرية عن طلبات الشراء وأوامر الشراء.
تعريف إدارة المشتريات والمخازن
يعرّف قسم المشتريات والتخزين بأنه قسم متكامل مسؤول عن تخطيط واكتساب وتخزين ومعالجة جميع احتياجات المنظمة والتحكم فيها بطريقة تحقق أفضل استخدام للموارد المتاحة. توفير التسهيلات والموظفين والأموال لخدمة العملاء ضمن الإطار المحدد في الأهداف العامة للمنظمة. نشاطات الادارة المشتريات والمستودعات
إدارة المخازن.
مراقبة المخزون.
تعريف إدارة المشتريات
هو القسم الذي يتولى عملية الشراء لضمان توفير المواد الخام والطلب والإنتاج اللازمة لعلوم الإنتاج. يتم استخدام التعريفات التالية:
يأخذ في الاعتبار المنظمات الصناعية وليس المنظمات التجارية الأخرى
والخدمة. يتجاهل عناصر العملية الإدارية للتخطيط والتنظيم والتوجيه والتحكم في عملية الشراء في المؤسسة.
أساسيات التعريف الشامل لإدارة المشتريات
تؤدي أنشطة المشتريات وظائفها بناءً على مجموعة من العوامل البيئية الداخلية والخارجية المحيطة بعملية الشراء.
تتم عملية الشراء من خلال ممارسة الوظائف الإدارية للتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
الهدف العام لإدارة المشتريات ليس فقط تحقيق أهدافها، ولكن لتحقيق أهداف المنظمة بأكملها من خلال تمكين التعاون بين قسم المشتريات والإدارات الأخرى داخل المنظمة.
5 / يحتاج قسم المشتريات إلى هيئة إدارية ذات صلاحيات كاملة لأداء الوظائف المختلفة.
6 / يجب أن تكون عملية الشراء مبنية على الممارسات الجيدة.
مع وضع ذلك في الاعتبار، تركز وظيفة المشتريات على أهم خمسة قرارات، على النحو التالي:
1- الكمية الماسب
وظائف الشراء لإدارة المشتريات والمخازن
الوظائف التكميلية لوظائف المنظمة الأخرى مثل الإنتاج والتسويق والموارد البشرية، إلخ.
تكلفة شراء السلعة هي نسبة كبيرة من قيمة البيع والتي قد تتراوح بين 40٪ – 60٪
تساعد ميزات الشراء في تحقيق الأرباح عن طريق تقليل النفقات في عملية الشراء.
تتجلى ظروف الصناعة الحديثة وخصائصها في ظهور المواد الخام والمتطلبات البديلة، والميل إلى تعقيد المنتجات الصناعية والرغبة في تقديم خدمات شاملة للعملاء.
أهداف وظيفة الشراء :
يدعم أنشطة المنظمة من خلال توفير احتياجات جميع الوحدات التنظيمية من مواد ومستلزمات وخدمات وغيرها.
يدعم الموقف التنافسي للمؤسسة وقدرتها على تحقيق الأرباح.
تحقيق الشراء الاقتصادي الذي يوازن بين العرض والطلب لتحقيق أفضل مزيج من اعتبارات السعر والجودة والخدمة.
قلل المبلغ الذي تستثمره في الأسهم دون التأثير على احتياجات مؤسستك.
بناء علاقات جيدة ومستمرة مع مصادر التوريد.
تحقيق التكامل مع بقية المنظمة.
تدريب واعتماد متخصصي المشتريات من النوع الثاني
