دورة تدريبية في السكرتارية(Secretary)التنفيذية لعام 2022
السكرتارية (بالإنجليزيّة:Secretary) هي عمل يعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصّة بعمل ما، أو نيابة عن شخص آخر عادةً يكون المدير المسؤول وتُعرف السكرتارية أيضاً بأنّها قيام شخص بالعمل عند شخص غيره، أو في مكتب رسمي من أجل تقديم المساعدة في تنفيذ المهام الإداريّة، ومتابعة المراسلات والسجلّات.[٢] من التعريفات الأخرى للسكرتارية: هي الوظيفة المرتبطة بمسؤولية مترتبة على فرد يعمل ضمن شركة أو جمعية أو مؤسسة، ويهتم بمتابعة الشؤون الإداريّة المكلّف بها، مثل حفظ الملفات، وكتابة البيانات، والقيام بالأعمال المكتبيّة.[٣] أصبحت وظيفة السكرتارية لا غنى عنها في جميع الشركات ضمن مخططها التنظيمي، وتعتمد هذه الوظيفة على تميّز الموظف بمجموعة من المهارات، والقدرة على تطبيق المهام الإداريّة والوظيفيّة الخاصة بها، فانشغال المدير في كثير من الأحيان عن تسيير بعض الأعمال الروتينيّة الخاصة في الشركة أدى إلى وجود حاجة ضروريّة لوظيفة السكرتارية؛ من أجل المحافظة على تطبيق هذه الأعمال، مثل كتابة المواعيد وترتيبها، وحفظ الملفات المهمة بطريقة تساعد على الوصول لها بسهولة، وتختار بعض الإدارات موظفين سكرتارية من فئات معينة، ومن أهمها السكرتارية الخاصة والسكرتارية المتخصصة؛ من أجل تنفيذ العديد من الوظائف والمهام ضمن اختصاص كل منها، ومن هنا تظهر الأهمية العامة للسكرتارية بمساعدتها على تطبيق الكثير من المهام، وتقديم العون والمساندة لكافة أعمال الإدارة. إنّ الصورة المعروفة لمهنة السكرتيرة تعدُّ نمطيّة نسبيّاً؛ لأنّها تعتمد على أفكار سابقة غير مرتبطة بطبيعة الإدارة في العصر الحديث، فيعتقد أغلب الناس أنّ دور السكرتيرة مقتصر في الردّ على الهاتف، وتنظيم الأوراق والبريد من أجل توصيلها للمدير، ولكن يظهر التميز في مهنة السكرتيرة عن غيرها من المهن بأنّها تحتاج إلى ذكاء عالٍ، وقدرة على التعامل بطريقة حسنة مع الآخرين، إضافة إلى التميّز بمظهر مقبول ومناسب لبيئة العمل.
الصفات الأكاديمية التي يجب أن يمتلكها السكرتير:
- التخصص
- كسب الإنجازات التعليمية في مجال السكرتارية
- الثقافة
- أ- الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
- ب- الإلمام بالقوانين والأنظمة المعمول بها بالقرب من البلد الذي يعملون فيه.
- اللغة
- القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد الذي يعمل فيه.
- الصفات العملية التي يجب أن يتمتع بها السكرتير
- -التنظيم
- الإلمام بالنظم الإدارية.
- العلاقات
- القدرة والمرونة على بناء علاقات شخصية وعملية.
- -اللوائح والتعليمات
- الإلمام باللوائح والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها
- – اكتساب مهارات التحصيل الدراسي في مجال السكرتارية
- – تجميع الثقافة
- -التساهل بالمواضيع الإجتماعية والعامة.
- -المعرفة باللوائح المعمول بها في البلد.
- -مهارة استخدام اللغة
- القدرة على الكتابة والتحدث بلغة البلد الذي يعمل فيه.
- – الإلمام بكتابة التقارير والمحاضرات
- – القدرة على إعداد التقارير الفنية
- المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية
- – مهارة التحكم و تنظيم وقت المديرين
- – القدرة على الإتصال اللفظي .
- القدرة على التعامل مع الرؤساء والاستفادة من النماذج العقلية
- للتعامل معهم
- المهارات المكتبية للسكرتير
- – فتح البريد
- – كتابة المراسلات
- – متابعة المراسلات الصادرة والواردة
- -التخلص من الأوراق الزائدة
- -استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عند استخدام البريد الوارد، اتبع الخطوات التالية:
-تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،
-افتح البريد فور وصوله ،
أفرغ المحتويات وتأكد من أن الظرف فارغ تمامًا.
تأكد من أن كل ما هو مذكور في الرسالة موجود داخل الظرف.
اكتب تاريخ الاستلام على الخطاب المستلم،
-وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب أن تكون دائمًا على استعداد لأداء مهامك بشكل احترافي: تحضير المستندات، تحضير الرسائل،
– يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،
– يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،
– احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،
يوجد في برنامج (Microsoft Word) جداول للتواصل باللغتين العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات
لا يجب أن نلوم الشخص الآخر على عدم الرد لأنه قد يحتاج إلى إرفاق صورة للرسالة الأولى والرسالة الثانية لأنه من السهل إرسالها لتوفير الوقت.
من الأفضل مخاطبة القراء بمعلومات جديدة في إدخال جيد.
يوصى بتحديد تاريخ نهائي مؤكد لاستلام الرد مع ذكر سبب ذلك التاريخ والأسباب المنطقية لذلك التاريخ. يمكن للتواريخ المحددة أن تحفز المستلمين بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
– تخصيص ملف للملف المستلم، فهو موجود في درج بالقرب من المكتب، حيث أن مجلد الملفات التقليدي يشبه الملف النشط، فقد تم إثبات مميزاته.
– حدد الأولويات بتخصيص ملف واحد لأهم الأوراق التي عليك القيام بها كل يوم، وملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
-حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية.
بالنسبة للأوراق التي قد تتطلب متابعة، هناك أيضًا فئة رابعة من المستندات، مثل البحث الذي أكملته وتنتظر الموافقة أو التوقيع من مديرك.
