عناصر تحليل الاحتياجات التدريبية للقرن 21

عناصر تحليل الاحتياجات التدريبية

من الممكن القول إن تحديد الاحتياجات التدريبية تعتبر بمثابة القواعد الخراسانية التي تبنى عليها أركان وجدران المنظومة التدريبية، وكلما كانت تلك القواعد متينة ثابتة كانت المنظمة قوية وفعالة. لذا اجتهد خبراء التدريب في عملية تحديد الاحتياجات التدريبية سواء على مستوى المنظمة أو على مستوى الوظيفة أو على مستوى الموظف.
ولقد تعرفنا في العدد (145) على بعض المفاهيم الأساسية في تحديد الاحتياجات التدريبية، ونكمل في هذه المقالة عناصر تحليل الاحتياجات التدريبية والتي تمثل منظومة فرعية من النظام التدريبي. وهذه المنظومة تؤثر على المدخلات المختلفة التي يمكن أن تساهم في التأثير على الأداء. ويرتبط أداء الفرد بمسئوليات ومهام الوظيفة، وهذه الوظيفة تحكمها طبيعة ومناخ المنظمة التي يعمل بها.

وقبل الخوض في عملية تحليل الاحتياجات التدريبية أشير إلى ورقه أ.أيمن أبو سعده (طرق وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية وتصميم البرامج التدريبية) المقدمة في ندوة الأساليب الحديثة في تحديد الاحتياجات التدريبية بالشارقة 2003، إلى بعض النقاط التي لها علاقة بهذا الموضوع منها:

• أن الاحتياجات التدريبية تعتبر العنصر الأساسي في منظومة التدريب.

• أن هناك خللًا بين الأداء الحالي والأداء المرغوب فيه مما ينتج عن فجوة تدريبية.

• تجيب الاحتياجات التدريبية على عدة أسئلة منها موقع التدريب، الفئة التي يجب تدريبيها، المحتوى التدريبي، الآثار المتوقعة من التدريب، وكيف ستنعكس نتائج التدريب.

• أن التدريب ليس علاجًا لكل المشكلات في المنظمة.

• أن هناك عدة مشكلات تواجه عملية تحديد الاحتياجات التدريبية.

• أن التحديد الدقيق للاحتياجات التدريبية يقوم على عدة أسس منها استراتيجية متكاملة للتدريب وتنمية الموارد البشرية، والاعتماد على معايير وأدوات قابلة للقياس وغيرها.

ويتم ذلك عن طريق تحليل مستويات ثلاثة في المنظمة هي:

• تحليل المنظمة/ التنظيم OrganizationAnalysis
• تحليل الوظيفة/ العمل JobAnalysis
• تحليل الموظف/ الفرد IndividualAnalysis

أنواع تحديد الاحتياجات التدريبية

توجد ثلاثة أنواع من تحديد الاحتياجات، أحدها تحديد الاحتياجات على مستوى المنظمة/ التنظيم OrganizationAnalysis، والسؤال المطروح: لماذا نحتاج إلى تحليل المنظمة؟
نحتاج إلى تحليل المنظمة بشكل شامل للتأكد من:
• أعداد القوى العاملة أي الموظفين كافية لتشغيل هذه المنظمة – أداء للموظفين – البيئة التنظيمية – البحث في الفجوة التي تحتاج إلى تدريب، وماهية هذا التدريب لمعالجة المشاكل التي تعاني منها المنظمة. أي عملية تشخيص لوضع المنظمة الفعلي، وتحديد درجة ملاءمة المنظمة القائمة للأهداف المحددة , وهذه الاحتياجات تستمد عادة من أهداف المنظمة وأولوياتها وخططها المستقبلية.

ويتم ذلك عن طريق تحليل العناصر التالية:

• تحليل أهداف المنظمة
تشكل أهداف المنظمة أساس وسبب وجود المنظمة واستمرارها، وخاصة إذا كانت واضحة ودقيقة لجميع الموظفين، وبالتالي يكون لهم الدور الكبير في تحقيقها.
• تحليل الهيكل التنظيمي
يتضمن هذا التحليل التعرف على الإدارات العليا والأقسام الإدارية والوحدات الفرعية الموجودة في المنظمة، اختصاصات كل إدارة، الفعاليات التي تمارسها، حجم الوحدات ونطاق الإشراف، حجم الأنشطة الممارسة من قبل كل وحدة، طريقة اتصال الإدارات والوحدات، الصلاحيات الممنوحة لكل إدارة ووحدة لإنجاز الأعمال, دراسة سياسات المنظمة والنظم واللوائح والتعليمات، مدى تفهم الموظفين ومساهمتهم في وضعها وإيمانهم بها.
• تحليل القوى العاملة
دراسة وتحليل طبيعة القوى العاملة في المنظمة وطريقة توزيعهم داخل الإدارات والوحدات والأقسام في المنظمة.
التعرف على احتياجاتهم من ترقيات – نقل – تقاعد – إصابات – وفيات – ماهية الاحتياجات المستقبلية منهم. كل ذلك يساعد في عملية تحديد الاحتياجات وإعادة توزيع القوى العاملة الحالية من (العدد – والتخصص- والمستوى الوظيفي – والفئة العمرية – ومدة الخدمة والخبرة السابقة وغيرها).

• تحليل مؤشرات الكفاءة:
ويستهدف تحديد مدى كفاءة المنظمة في استخدام مواردها المختلفة بدقة، وذلك عن طريق تكاليف العمالة لإنتاج البضائع أو تقديم الخدمات وتكاليف العمل – تكاليف المواد لإنتاج البضائع – نسبة التالف والفاقد من الوحدات المنتجة – معدل الانتفاع من الآلات والمعدات في إنتاج البضائع والخدمات.
ولا يقوم المحدد بعمل تحليل لأي منظمة إلا إذا تم الطلب منه بذلك لأن هذا العمل كبير ويحتاج إلى جهود بشرية ومالية وغيرها.

تحديد الاحتياجات على مستوى الوظيفة / العمل

يعتبر تحليل الوظيفة من الأمور الصعبة ظاهريًا، فمثلا الوظائف التشغيلية التي تعتمد على مهارات حركية عقلية يمكن مشاهدتها، وتحليل المهام والمعارف والمهارات اللازمة لأداء كل مهمة. أما بالنسبة للوظائف الإدارية فهي تشتمل على عمليات عقلية وسلوكية وبالتالي لا يكون من السهل ملاحظة الموظف عند أدائه للعمل.
يعرف (بوتر ويل 1989) تحليل الوظيفة بأنه عبارة عن عملية جمع وتنظيم وتقييم معلومات متصلة بالعمل وإعداد تقارير عنها. أما تحليل المهمة فيعرفها (كالاهان 1985) بأنها طريقة لتحديد المعارف والمهارات والأدوات والظروف والمتطلبات اللازمة لأداء وظيفة ما.

والهدف الأساسي من تحليل الوظيفة والمهمة هو جمع معلومات عن المسؤوليات المتصلة بتلك الوظيفة، وتفيد هذه المعلومات موظف الموارد البشرية حيث تساعده في إعداد توصيفات وظيفية، وهذه التوصيفات الوظيفية هي الركيزة التي تربط المتطلبات الوظيفية بالاحتياجات التدريبية الحالية أو المستقبلية للمنظمة.
ويكون إجراء تحليل الوظيفة فعالاً عندما يتوجب:
إعداد توصيفات لوظائف جديدة أو مستحدثة – إعادة تصميم الوظائف وتحديد المهام لكل وظيفة – إنشاء متطلبات تدريبية متصلة بالمهام الوظيفية الفنية أو المتخصصة بدرجة عالية – أوجود تصور مستقبلي متعلق بترقية وتقدم العاملين في المنظمة.
ويتم النظر في أنشطة العمل – سلوكيات الأفراد- الآلات والمعدات الخاصة بالوظيفة – معايير الأداء – المتطلبات البشرية للوظيفة – البيئة التي تمارس فيها الوظيفة – المكافآت وتقييم الأداء – برامج التدريب لكل وظيفة وغيرها من الأمور المتعلقة بالوظيفة.

بماذا يساعد تحليل الوظيفة مسئولي التدريب؟

يساعد تحليل الوظيفة مسئولي التدريب على التعرف على عمليات:
• الاستقطاب والاختيار.
• المكافآت.
• تقييم الأداء.
• التدريب.
• ضمان توزيع الواجبات على الأفراد.
• الأداء الوظيفي المطلوب من الموظف.

• تحويل وصياغة الاحتياجات التدريبية إلى أهداف تدريبية على مستوى الخط

تواصل معنا عبر

فايسبوك انستجرام تويتر